Main tasks

Missions

Placé.e sous l’autorité hiérarchique de la directrice des Affaires culturelles et, pour les activités concernant les Éditions, de la responsable des Éditions.

Vous assurerez la gestion administrative et financière de la structure, ainsi que la gestion administrative et financière de la production éditoriale, dans le respect des techniques, des règles et des procédures dans le domaine de la gestion financière et/ou comptable. Vous assurerez également des fonctions polyvalentes d’assistance technique et logistique. En pratique, les missions du poste sont, à titre principal, centrées sur la gestion et le suivi de l’activité du service des éditions.

Activités principales

Pour l’ensemble de la direction (Éditions et Affaires culturelles)

-        Assurer la gestion financière du service : rassembler les informations pour la création des tiers, saisir les engagements juridiques, vérifier la complétude et la cohérence des pièces justificatives, constater les services faits

-        Assurer le suivi des crédits, faire des extractions dans le système d’information financier

-        Assurer le suivi administratif

-        Classer et archiver sous forme numérique et selon les procédures définies les documents administratifs, juridiques et financiers

-        Gérer les missions des agents de la direction et d’intervenants extérieurs le cas échéant

-        Suivi des dépenses d’une carte achat

-        Assurer le soutien logistique (réservation de salles, matériels, fournitures) de l’activité de la direction et de manifestations ponctuelles (stands de vente des Éditions, signatures, etc.)

Spécifiquement pour le pôle des Éditions

-        Assurer la gestion administrative et financière de la production éditoriale (auteurs, ayants droits, conventions et contrats, stocks, dépenses, recettes, etc.)

-        Alimenter et mettre à jour la base de gestion administrative et financière de la production (métadonnées des articles, contrats, dépenses, ventes et recettes, suivi des stocks, etc.)

-        Production et envoi des relevés de vente et de droits d’auteurs, rémunération des droits d’auteurs

-        Production et envoi de documents associés aux ventes (bons de livraison, factures ou pré-factures)

-        Production et mise à jour de tableaux de bord

-        Participation à l’organisation des stocks, au rangement des ouvrages dans les réserves et à la réalisation des inventaires annuels

-        Mise en œuvre de ventes directes (aspects administratifs, financiers et logistiques), avec un statut de régisseuse adjointe ou principale

-        Mise à jour de listes de contacts et envois régulier d’ouvrages

Connaissances

-        Modes de fonctionnement des administrations publiques

-        Règles, procédures et dispositifs propres à la gestion financière et à la comptabilité publiques

-        Connaissance générale de l’enseignement supérieur et de la recherche

-        Politiques, procédures et dispositifs propres à l’édition

-        Droit d’auteur

-        Langue anglaise : A1 à A2 (cadre européen commun de référence pour les langues)

 Compétences opérationnelles

-        Savoir gérer son activité en respectant des plannings

-        Utiliser les logiciels spécifiques à l’activité : Elap finances, Elap Missions, In Quarto (gestion de la production éditoriale)

-        Renseigner et manipuler une base de données (InQuarto, Business Object, Monday)

-        Maîtrise du pack Office, en particulier maîtrise avancée d’Excel

-        Publipostage

-        Savoir rendre compte et communiquer

-        Mettre en œuvre des procédures et des règles

-        Travailler en équipe

-        Classement et archivage

Compétences comportementales

-        Sens de l’organisation

-        Rigueur et fiabilité

-        Polyvalence

-        Sens relationnel

Particularités du poste

-        Connaissance de l’édition ou intérêt pour le monde du livre

-        Horaires décalés, très ponctuellement