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ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL

Au sein du département d’économie, vous évoluerez dans un environnement académique stimulant, au contact direct d’enseignants-chercheurs et d’étudiants engagés dans des formations d’excellence.

Le département accueille environ 60 étudiants et porte 3 formations :

• Le Diplôme de l’ENS (DENS)

• Les masters Analyse et Politique Economique (APE) et Economie appliquée (PPD)

Au sein de ce département composé de 5 enseignants-chercheurs titulaires, de 4 professeurs attachés, de 2 professeurs associés, de 2 moniteurs-allocataires et d’un ATER, auxquels s’adjoignent une dizaine de chargés de cours, le secrétariat est assuré par un unique personnel administratif.

Le poste « Gestionnaire administratif, financier et pédagogique » offre ainsi polyvalence, autonomie et responsabilités, tout en permettant le développement de compétences en gestion pédagogique, administrative et financière.

MISSION PRINCIPALE

Sous l’autorité du directeur du Département d’économie, et en lien avec la directrice des études, vous assurez des missions polyvalentes de gestion de la formation, d’administration et de soutien budgétaire.

ACTIVITÉS PRINCIPALES

1/ Secrétariat pédagogique

• Organiser l’ensemble des cours du département et notamment de la L3  :

  • Contacter les enseignants afin de vérifier leur participation et leurs disponibilités

  • Construire les emplois du temps pédagogiques

• Gérer les inscriptions

• Créer les cours sur la plateforme Pegasus.

• Gérer les réservations de salles.

• Organiser avec les enseignants les examens et rattrapages des cours du département.

• Saisir des notes,

• Apporter un soutien aux enseignants sur les accès Moodle en lien avec le CRI ; et sur les accès Pegasus en lien avec la scolarité.

• Assurer le secrétariat du concours étudiants.
  

2/ Communication

• Veiller à la mise à jour continue du site de IDEE.

• Faire évoluer le site du département d’économie pour tenir compte des évolutions de la scolarité, améliorer son ergonomie, assurer sa mise à jour continue.

• Animer et mettre à jour les comptes sociaux du département.

• Participer à la mise en œuvre des actions de communication valorisant les activités et les productions du département et de ses membres, en lien avec la direction de la communication et les partenaires du département.

• Représenter le département auprès de la direction de la communication
  

3/ Gestion RH

• Suivre les dossiers des personnes assurant des cours ou des activités dans le cadre de vacations administratives ou d’enseignement, ou de stages :

  • Préparer et diffuser les annonces en vue du recrutement des vacataires

  • Tenir à jour la liste des personnes et de leurs missions.

  • Envoi dans les délais des documents à la DRH et suivi des recrutements

• Assurer la saisie sur Serpop des enseignants et étudiants invités

• Préparer les dossiers de demande d’invitation, assurer le suivi et accueillir les invités.

• Demander les droits d’ouverture des bureaux pour les invités et le personnel temporaire ou permanent ; faire le suivi de ces demandes, accueillir les personnes. Interagir avec le CRI pour prévoir et vérifier les accès de ces personnes (cartes, accès réseau, etc.).

• Assurer le secrétariat des concours de recrutement d’enseignants-chercheurs ; faire le suivi administratif de leur recrutement en lien avec la DRH.
  

4/ Gestion administrative et financière

• Assurer les actes de gestion sous SIFAC, exécution et suivi du budget, commandes et factures.

• Saisie des missions des membres du département et des étudiants sur la plateforme Notilus.

• Préparer les demandes de moyens, les budgets rectificatifs, les bilans budgétaires et tenir un budget prévisionnel.

• Assurer le soutien administratif et logistique aux manifestations organisées ou soutenues par le département ; programmer et préparer les réunions de département et en faire le suivi.

• Mettre à jour le document unique d’évaluation des risques.

• Demander la mise à jour de la structure Hamac du département.

• Conserver la trace des règlements et formulaires émis par les services de l’ENS et leur mise à jour.

CHAMPS DES RELATIONS

Internes : la population étudiante, les personnels académiques, administratifs et techniques du département, la Direction des études et de la vie étudiante (DEVEC) et le service de la scolarité de l’ENS-PSL.

Externes :   Visiteurs, invités, les services de scolarité des établissements partenaires en France et/ou à l’étranger.