Agent d’accueil administratif (F/M)
75005, Paris, France
Working environment and context
Our institution is part of PSL University. Located in the heart of Paris, it brings together all areas of knowledge, innovation and creation. Ranked among the top 50 universities in the world, it trains researchers, artists, engineers, entrepreneurs and managers who are aware of their social, individual and collective responsibility in the field of research.
Hosting structure
L’ÉCOLE NORMALE SUPÉRIEURE
Créée en 1794, l'École normale supérieure, membre de l’Université PSL, est un établissement d'enseignement supérieur et de recherche qui recrute sur concours les étudiants les plus talentueux en France et à l'étranger. Établissement d'élite, dont l'activité recouvre l'essentiel des disciplines scientifiques et littéraires, l'ENS-PSL jouit d'un grand prestige international par la qualité de ses étudiants mais aussi par la réputation de ses centres de recherche.
Non-discrimination, ouverture et transparence
Les établissements membres de l'Université PSL s’engagent à soutenir et promouvoir l’égalité, la diversité et l’inclusion au sein de ses communautés. Nous encourageons les candidatures issues de profils variés, que nous veillerons à sélectionner via un processus de recrutement ouvert et transparent.
Missions
Main tasks
Rattaché(e) au Responsable du Bureau des cartes et des réservations de salles, vous assurez l’accueil physique et téléphonique des usagers et contribuez à la gestion administrative du bureau. Vos missions principales portent notamment sur la délivrance des cartes d’accès et la coordination des réservations des salles au sein de l’École normale supérieure.
1. Accueil et orientation du public
Assurer l’accueil physique des usagers (étudiants, enseignants, personnels, visiteurs, prestataires)
Répondre aux demandes d’informations relatives aux accès, aux cartes, et à la réservation des espaces.
Orienter les usagers vers les interlocuteurs ou services compétents.
2. Gestion des cartes d’accès multifonctions
Réaliser l’enregistrement, la production et la délivrance des cartes d’accès (étudiants, personnels, intervenants extérieurs).
Gérer les demandes de modification, de renouvellement ou de remplacement des cartes perdues ou défectueuses.
Mettre à jour les droits d’accès dans le système de contrôle d’accès en lien avec le service de sécurité.
Veiller à la confidentialité des données traitées.
3. Réservation des salles de cours
Gérer les demandes de réservation des salles (cours, réunions, événements…) via les outils internes.
Vérifier la disponibilité des espaces, assurer la cohérence des plannings et prévenir les utilisateurs en cas de modification.
4. Participation à la gestion administrative du service
Contribuer aux tâches administratives du service (courriers, saisie de données, classement de documents…).
Participer à la rédaction ou la mise à jour de procédures internes relatives à l’accueil, l’accès ou la logistique.
Contribuer à l’amélioration continue des outils du service.
Conditions particulières d’exercice
Poste en contact constant avec le public
Horaires fixes, avec possibilité d’adaptation ponctuelle selon les besoins du service (rentrée universitaire, événements spéciaux, etc.)
Utilisation de logiciels spécifiques à l’établissement (formation interne assurée)
Applicant profile
Knowkedge and qualifications expected
LE PROFIL QUE NOUS RECHERCHONS
Formation en accueil, administration ou gestion appréciée
Une première expérience dans un poste similaire est un plus, notamment en environnement universitaire ou administratif public
La maîtrise d'une autre langue (notamment l’anglais) est un atout pour l’accueil de publics internationaux.
Compétences requises
Savoir-faire :
Maîtrise des techniques d’accueil physique et téléphonique
Utilisation courante des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook) et de logiciels spécifiques (logiciel de contrôle d’accès, outil de réservation de salles – formation assurée)
Capacité à gérer plusieurs demandes simultanées et à hiérarchiser les priorités
Bonne expression orale et écrite
Sens de l’organisation et rigueur dans la gestion des tâches
Savoir rendre compte
Savoir-être :
Très bon relationnel, écoute et diplomatie
Fiabilité et ponctualité
Esprit d’équipe et adaptabilité
L’École normale supérieure – PSL est un établissement handi-accueillant, engagé en faveur de la mixité, de la diversité et du bien-être au travail.
Poste à pourvoir le : Dans les meilleurs délais
Lieu de travail : 45 rue d’Ulm 75 005 Paris
Quotité de travail (50% ou +) : 100%
Poste ouvert :
- aux contractuels (CDD de 1 an – Rémunération selon grille et expérience)
En rejoignant l’ENS-PSL, et selon votre statut et les missions exercées, vous pourrez bénéficier de nombreux avantages, notamment :
Jusqu’à 49 jours de congés par an, RTT inclus
Télétravail possible jusqu’à 2 jours par semaine, selon les nécessités de service
Accès à un large catalogue de formations professionnelles, via l’école interne de formation continue
Espaces de restauration, cafétérias, accès libre aux bibliothèques, installations sportives, etc.
Autres avantages (liste non exhaustive) :
Prise en charge de 75 % du titre de transport
Allocation mobilité durable
Participation à une complémentaire santé
Bons culturels, et autres aides sociales ou culturelles via le comité d’action sociale
Non discrimination, openness and transparency
Our institution, like PSL University as a whole, is committed to supporting and promoting equality, diversity and inclusion within its communities. We encourage applications from a variety of backgrounds, which we will ensure are selected through an open and transparent recruitment process.
Hiring process
Poste à pourvoir le : Dans les meilleurs délais
Lieu de travail : 45 rue d’Ulm 75 005 Paris
Quotité de travail (50% ou +) : 100%
Poste ouvert :
- aux contractuels (CDD de 1 an – Rémunération selon grille et expérience)
L’ENS-PSL est un établissement handi-accueillant et attaché à la mixité et à la diversité
MODALITES DES CANDIDATURES
Merci d’envoyer votre dossier complet (CV, lettre de motivation et prétentions salariales nettes mensuelles), par mail recrutement-srh@ens.psl.eu et recrutement-logistique@ens.psl.eu
Contact
n25orkeyoa5k@emploi.beetween.com
Other information
L’École normale supérieure – PSL est un établissement handi-accueillant, engagé en faveur de la mixité, de la diversité et du bien-être au travail.
En rejoignant l’ENS-PSL, et selon votre statut et les missions exercées, vous pourrez bénéficier de nombreux avantages, notamment :
Jusqu’à 49 jours de congés par an, RTT inclus
Télétravail possible jusqu’à 2 jours par semaine, selon les nécessités de service
Accès à un large catalogue de formations professionnelles, via l’école interne de formation continue
Espaces de restauration, cafétérias, accès libre aux bibliothèques, installations sportives, etc.
Autres avantages (liste non exhaustive) :
Prise en charge de 75 % du titre de transport
Allocation mobilité durable
Participation à une complémentaire santé
Bons culturels, et autres aides sociales ou culturelles via le comité d’action sociale
Agent d’accueil administratif (F/M)
| Location 75005, Paris, France |
|---|
| School École normale supérieure - PSL |
Working environment and context
Notre établissement fait partie de l'Université PSL. Située au cœur de Paris, celle-ci fait dialoguer tous les domaines du savoir, de l'innovation et de la création. Classée parmi les 50 premières universités mondiales, elle forme au plus près de la recherche des chercheurs, artistes, ingénieurs, entrepreneurs ou dirigeants conscients de leur responsabilité sociale, individuelle et collective.
Hosting structure
L’ÉCOLE NORMALE SUPÉRIEURE
Créée en 1794, l'École normale supérieure, membre de l’Université PSL, est un établissement d'enseignement supérieur et de recherche qui recrute sur concours les étudiants les plus talentueux en France et à l'étranger. Établissement d'élite, dont l'activité recouvre l'essentiel des disciplines scientifiques et littéraires, l'ENS-PSL jouit d'un grand prestige international par la qualité de ses étudiants mais aussi par la réputation de ses centres de recherche.
Non-discrimination, ouverture et transparence
Les établissements membres de l'Université PSL s’engagent à soutenir et promouvoir l’égalité, la diversité et l’inclusion au sein de ses communautés. Nous encourageons les candidatures issues de profils variés, que nous veillerons à sélectionner via un processus de recrutement ouvert et transparent.
Missions
Main tasks
Rattaché(e) au Responsable du Bureau des cartes et des réservations de salles, vous assurez l’accueil physique et téléphonique des usagers et contribuez à la gestion administrative du bureau. Vos missions principales portent notamment sur la délivrance des cartes d’accès et la coordination des réservations des salles au sein de l’École normale supérieure.
1. Accueil et orientation du public
Assurer l’accueil physique des usagers (étudiants, enseignants, personnels, visiteurs, prestataires)
Répondre aux demandes d’informations relatives aux accès, aux cartes, et à la réservation des espaces.
Orienter les usagers vers les interlocuteurs ou services compétents.
2. Gestion des cartes d’accès multifonctions
Réaliser l’enregistrement, la production et la délivrance des cartes d’accès (étudiants, personnels, intervenants extérieurs).
Gérer les demandes de modification, de renouvellement ou de remplacement des cartes perdues ou défectueuses.
Mettre à jour les droits d’accès dans le système de contrôle d’accès en lien avec le service de sécurité.
Veiller à la confidentialité des données traitées.
3. Réservation des salles de cours
Gérer les demandes de réservation des salles (cours, réunions, événements…) via les outils internes.
Vérifier la disponibilité des espaces, assurer la cohérence des plannings et prévenir les utilisateurs en cas de modification.
4. Participation à la gestion administrative du service
Contribuer aux tâches administratives du service (courriers, saisie de données, classement de documents…).
Participer à la rédaction ou la mise à jour de procédures internes relatives à l’accueil, l’accès ou la logistique.
Contribuer à l’amélioration continue des outils du service.
Conditions particulières d’exercice
Poste en contact constant avec le public
Horaires fixes, avec possibilité d’adaptation ponctuelle selon les besoins du service (rentrée universitaire, événements spéciaux, etc.)
Utilisation de logiciels spécifiques à l’établissement (formation interne assurée)
Applicant profile
Knowkedge and qualifications expected
LE PROFIL QUE NOUS RECHERCHONS
Formation en accueil, administration ou gestion appréciée
Une première expérience dans un poste similaire est un plus, notamment en environnement universitaire ou administratif public
La maîtrise d'une autre langue (notamment l’anglais) est un atout pour l’accueil de publics internationaux.
Compétences requises
Savoir-faire :
Maîtrise des techniques d’accueil physique et téléphonique
Utilisation courante des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook) et de logiciels spécifiques (logiciel de contrôle d’accès, outil de réservation de salles – formation assurée)
Capacité à gérer plusieurs demandes simultanées et à hiérarchiser les priorités
Bonne expression orale et écrite
Sens de l’organisation et rigueur dans la gestion des tâches
Savoir rendre compte
Savoir-être :
Très bon relationnel, écoute et diplomatie
Fiabilité et ponctualité
Esprit d’équipe et adaptabilité
L’École normale supérieure – PSL est un établissement handi-accueillant, engagé en faveur de la mixité, de la diversité et du bien-être au travail.
Poste à pourvoir le : Dans les meilleurs délais
Lieu de travail : 45 rue d’Ulm 75 005 Paris
Quotité de travail (50% ou +) : 100%
Poste ouvert :
- aux contractuels (CDD de 1 an – Rémunération selon grille et expérience)
En rejoignant l’ENS-PSL, et selon votre statut et les missions exercées, vous pourrez bénéficier de nombreux avantages, notamment :
Jusqu’à 49 jours de congés par an, RTT inclus
Télétravail possible jusqu’à 2 jours par semaine, selon les nécessités de service
Accès à un large catalogue de formations professionnelles, via l’école interne de formation continue
Espaces de restauration, cafétérias, accès libre aux bibliothèques, installations sportives, etc.
Autres avantages (liste non exhaustive) :
Prise en charge de 75 % du titre de transport
Allocation mobilité durable
Participation à une complémentaire santé
Bons culturels, et autres aides sociales ou culturelles via le comité d’action sociale
Non discrimination, ouverture et transparence
Notre établissement, comme l'ensemble de l'Université PSL, s’engage à soutenir et promouvoir l’égalité, la diversité et l’inclusion au sein de ses communautés. Nous encourageons les candidatures issues de profils variés, que nous veillerons à sélectionner via un processus de recrutement ouvert et transparent.
Hiring process
Poste à pourvoir le : Dans les meilleurs délais
Lieu de travail : 45 rue d’Ulm 75 005 Paris
Quotité de travail (50% ou +) : 100%
Poste ouvert :
- aux contractuels (CDD de 1 an – Rémunération selon grille et expérience)
L’ENS-PSL est un établissement handi-accueillant et attaché à la mixité et à la diversité
MODALITES DES CANDIDATURES
Merci d’envoyer votre dossier complet (CV, lettre de motivation et prétentions salariales nettes mensuelles), par mail recrutement-srh@ens.psl.eu et recrutement-logistique@ens.psl.eu
Contact
n25orkeyoa5k@emploi.beetween.com
Other information
L’École normale supérieure – PSL est un établissement handi-accueillant, engagé en faveur de la mixité, de la diversité et du bien-être au travail.
En rejoignant l’ENS-PSL, et selon votre statut et les missions exercées, vous pourrez bénéficier de nombreux avantages, notamment :
Jusqu’à 49 jours de congés par an, RTT inclus
Télétravail possible jusqu’à 2 jours par semaine, selon les nécessités de service
Accès à un large catalogue de formations professionnelles, via l’école interne de formation continue
Espaces de restauration, cafétérias, accès libre aux bibliothèques, installations sportives, etc.
Autres avantages (liste non exhaustive) :
Prise en charge de 75 % du titre de transport
Allocation mobilité durable
Participation à une complémentaire santé
Bons culturels, et autres aides sociales ou culturelles via le comité d’action sociale
| Reference n25orkeyoa |
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Université PSL (Paris Sciences & Lettres)
