Technien en gestion administrative (Ed Ulm) (F/M)
75005, Paris 5e Arrondissement, France
Working environment and context
Our institution is part of PSL University. Located in the heart of Paris, it brings together all areas of knowledge, innovation and creation. Ranked among the top 50 universities in the world, it trains researchers, artists, engineers, entrepreneurs and managers who are aware of their social, individual and collective responsibility in the field of research.
Hosting structure
L’ÉCOLE NORMALE SUPÉRIEURE
Créée en 1794, l'École normale supérieure ENS-PSL est un établissement d'enseignement supérieur et de recherche dont l'activité recouvre l'essentiel des disciplines scientifiques et littéraires. Établissement d'élite qui recrute les tout meilleurs étudiants en France et à l'étranger, via le système des concours et des classes préparatoires, mais aussi par sélection sur dossier et entretien, l'ENS-PSL jouit d'un grand prestige international par la qualité de ses étudiants mais aussi par la réputation de ses centres de recherche, en particulier en mathématiques, physique, biologie, sciences cognitives, philosophie, et sciences de l'antiquité. L’École compte 37 unités mixtes de recherche.
L’École normale supérieure est membre de l’Université PSL
Missions
Main tasks
Nature du recrutement : ouvert exclusivement aux bénéficiaires de l’obligation d’emploi (BOE)
MISSION PRINCIPALE
En votre qualité de Technicien en gestion administrative, vous intervenez sur un poste mutualisé entre le service des Editions Rue d’Ulm (quotité d’affectation : 80%) et la Direction de la communication (quotité d’affectation : 20%). Au sein de ces deux structures, vos missions principales consistent à coordonner et réaliser des activités de gestion administrative, logistique et financière.
ACTIVITES PRINCIPALES
Service des Editions Rue d’Ulm (80%) :
Assurer le suivi et la gestion administrative des ouvrages vendus ainsi que la gestion des stocks de livres réparti sur 3 sites différents (Ulm 45, Ulm 46 et Montrouge)
Suivre la correspondance et les achats des abonnés aux revues internes
Planifier et assurer la gestion administrative et logistique d’événements liés aux activités des Editions Rue d'Ulm (conférences, réunions, séminaires, colloque, braderie)
Assurer la gestion financière du service (budget d’environ 100K€/an)
Gérer le(s) agenda(s) et contrôler les échéances
Assurer l’accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes du service
Répondre aux demandes d’informations des autres services et de l’extérieur
Sélectionner et diffuser de l’information en interne et en externe
Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion
Direction de la communication (20%) :
Gérer des agendas partagés (pour les événementiels des départements et structures de l'école notamment)
Centraliser, trier et suivre les demandes arrivées via l'adresse générique du pôle communication et distribution des tâches en fonction des sujets
Apporter un soutien administratif et logistique à l'organisation d'événements institutionnels
Mettre en ligne des contenus (web principalement)
Suivre les prestataires (demande de devis, étude comparative, renouvellement des prestations, ...)
Assurer le suivi des dépenses des lignes de crédit du pôle de la communication
Suivre les stocks (fournitures, plaquettes, flyers, goodies, ...)
CONDITIONS PARTICULIERES D’EXERCICE
Pour le service des Editions rue d’Ulm, des déplacements ponctuels sont à prévoir entre les sites de l’ENS (Panthéon, Montrouge et Jourdan).
CHAMPS DES RELATIONS
En interne : service financiers, informatique, logistique, enseignants et chercheurs
En externe : clients en France et à l’étranger, diffuseurs-distributeurs
Applicant profile
Knowkedge and qualifications expected
COMPETENCES ATTENDUES
Diplôme : Baccalauréat en secrétariat, assistanat, gestion administrative
Connaissances :
Connaissance de base en gestion financière
Connaissance appréciée de l’organisation et du fonctionnement de l’enseignement supérieur et de la recherche publique
Langue anglaise : A1 à A2 (cadre européen commun de référence pour les langues)
Compétences techniques :
Maîtrise des logiciels de bureautique (Word, Excel, PowerPoint, messagerie électronique) ;
Savoir organiser et planifier son activité en respectant les échéances
Savoir travailler en équipe
Communiquer et faire preuve de pédagogie
Mettre en œuvre des procédures et des règles de gestion
Savoir rendre compte et alerter en cas de dysfonctionnements liés aux traitements des opérations de gestion
Compétences comportementales :
Être organisé, autonome, polyvalent et rigoureux
Être réactif et avoir une grande capacité d’adaptation
Avoir le sens de l’accueil, de l’écoute et de l’accompagnement des publics
Qualités rédactionnelles et relationnelles
Sens de la confidentialité des informations traitées
MODALITES DE CANDIDATURE ?
1 - Télécharger le dossier de candidature sur le site internet de l’Ecole Normale Supérieure du mardi 02 avril au mercredi 15 mai 2024
2 – Le retourner dument complété avant le 15 mai 2024 cachet de la poste faisant foi à l’adresse indiquée en page de couverture du dossier.
Poste à pourvoir le : à partir du 01 septembre 2024
Lieu de travail : 45 rue d’Ulm, 75005 - Paris
Quotité de travail : 100 %
Contrat : CDD de 12 mois, éventuellement renouvelable, et pouvant aboutir à titularisation
Rémunération : selon grille et expérience
Conditions de travail :
37h30 de temps de travail hebdomadaire ; 49 jours de congés/RTT par an
Télétravail possible
Diplôme et expérience professionnelle
BacNon discrimination, openness and transparency
Our institution, like PSL University as a whole, is committed to supporting and promoting equality, diversity and inclusion within its communities. We encourage applications from a variety of backgrounds, which we will ensure are selected through an open and transparent recruitment process.
Contact
p7lq3alf2x5k@emploi.beetween.com
Other information
Technien en gestion administrative (Ed Ulm) (F/M)
| Hiring date 01/09/2024 | Location 75005, Paris 5e Arrondissement, France |
|---|---|
| School École normale supérieure - PSL |
Working environment and context
Notre établissement fait partie de l'Université PSL. Située au cœur de Paris, celle-ci fait dialoguer tous les domaines du savoir, de l'innovation et de la création. Classée parmi les 50 premières universités mondiales, elle forme au plus près de la recherche des chercheurs, artistes, ingénieurs, entrepreneurs ou dirigeants conscients de leur responsabilité sociale, individuelle et collective.
Hosting structure
L’ÉCOLE NORMALE SUPÉRIEURE
Créée en 1794, l'École normale supérieure ENS-PSL est un établissement d'enseignement supérieur et de recherche dont l'activité recouvre l'essentiel des disciplines scientifiques et littéraires. Établissement d'élite qui recrute les tout meilleurs étudiants en France et à l'étranger, via le système des concours et des classes préparatoires, mais aussi par sélection sur dossier et entretien, l'ENS-PSL jouit d'un grand prestige international par la qualité de ses étudiants mais aussi par la réputation de ses centres de recherche, en particulier en mathématiques, physique, biologie, sciences cognitives, philosophie, et sciences de l'antiquité. L’École compte 37 unités mixtes de recherche.
L’École normale supérieure est membre de l’Université PSL
Missions
Main tasks
Nature du recrutement : ouvert exclusivement aux bénéficiaires de l’obligation d’emploi (BOE)
MISSION PRINCIPALE
En votre qualité de Technicien en gestion administrative, vous intervenez sur un poste mutualisé entre le service des Editions Rue d’Ulm (quotité d’affectation : 80%) et la Direction de la communication (quotité d’affectation : 20%). Au sein de ces deux structures, vos missions principales consistent à coordonner et réaliser des activités de gestion administrative, logistique et financière.
ACTIVITES PRINCIPALES
Service des Editions Rue d’Ulm (80%) :
Assurer le suivi et la gestion administrative des ouvrages vendus ainsi que la gestion des stocks de livres réparti sur 3 sites différents (Ulm 45, Ulm 46 et Montrouge)
Suivre la correspondance et les achats des abonnés aux revues internes
Planifier et assurer la gestion administrative et logistique d’événements liés aux activités des Editions Rue d'Ulm (conférences, réunions, séminaires, colloque, braderie)
Assurer la gestion financière du service (budget d’environ 100K€/an)
Gérer le(s) agenda(s) et contrôler les échéances
Assurer l’accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes du service
Répondre aux demandes d’informations des autres services et de l’extérieur
Sélectionner et diffuser de l’information en interne et en externe
Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion
Direction de la communication (20%) :
Gérer des agendas partagés (pour les événementiels des départements et structures de l'école notamment)
Centraliser, trier et suivre les demandes arrivées via l'adresse générique du pôle communication et distribution des tâches en fonction des sujets
Apporter un soutien administratif et logistique à l'organisation d'événements institutionnels
Mettre en ligne des contenus (web principalement)
Suivre les prestataires (demande de devis, étude comparative, renouvellement des prestations, ...)
Assurer le suivi des dépenses des lignes de crédit du pôle de la communication
Suivre les stocks (fournitures, plaquettes, flyers, goodies, ...)
CONDITIONS PARTICULIERES D’EXERCICE
Pour le service des Editions rue d’Ulm, des déplacements ponctuels sont à prévoir entre les sites de l’ENS (Panthéon, Montrouge et Jourdan).
CHAMPS DES RELATIONS
En interne : service financiers, informatique, logistique, enseignants et chercheurs
En externe : clients en France et à l’étranger, diffuseurs-distributeurs
Applicant profile
Knowkedge and qualifications expected
COMPETENCES ATTENDUES
Diplôme : Baccalauréat en secrétariat, assistanat, gestion administrative
Connaissances :
Connaissance de base en gestion financière
Connaissance appréciée de l’organisation et du fonctionnement de l’enseignement supérieur et de la recherche publique
Langue anglaise : A1 à A2 (cadre européen commun de référence pour les langues)
Compétences techniques :
Maîtrise des logiciels de bureautique (Word, Excel, PowerPoint, messagerie électronique) ;
Savoir organiser et planifier son activité en respectant les échéances
Savoir travailler en équipe
Communiquer et faire preuve de pédagogie
Mettre en œuvre des procédures et des règles de gestion
Savoir rendre compte et alerter en cas de dysfonctionnements liés aux traitements des opérations de gestion
Compétences comportementales :
Être organisé, autonome, polyvalent et rigoureux
Être réactif et avoir une grande capacité d’adaptation
Avoir le sens de l’accueil, de l’écoute et de l’accompagnement des publics
Qualités rédactionnelles et relationnelles
Sens de la confidentialité des informations traitées
MODALITES DE CANDIDATURE ?
1 - Télécharger le dossier de candidature sur le site internet de l’Ecole Normale Supérieure du mardi 02 avril au mercredi 15 mai 2024
2 – Le retourner dument complété avant le 15 mai 2024 cachet de la poste faisant foi à l’adresse indiquée en page de couverture du dossier.
Poste à pourvoir le : à partir du 01 septembre 2024
Lieu de travail : 45 rue d’Ulm, 75005 - Paris
Quotité de travail : 100 %
Contrat : CDD de 12 mois, éventuellement renouvelable, et pouvant aboutir à titularisation
Rémunération : selon grille et expérience
Conditions de travail :
37h30 de temps de travail hebdomadaire ; 49 jours de congés/RTT par an
Télétravail possible
Diplôme et expérience professionnelle
BacNon discrimination, ouverture et transparence
Notre établissement, comme l'ensemble de l'Université PSL, s’engage à soutenir et promouvoir l’égalité, la diversité et l’inclusion au sein de ses communautés. Nous encourageons les candidatures issues de profils variés, que nous veillerons à sélectionner via un processus de recrutement ouvert et transparent.
Contact
p7lq3alf2x5k@emploi.beetween.com
Other information
| Position open to BOEs | Reference p7lq3alf2x |
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Université PSL (Paris Sciences & Lettres)
