Main tasks

Au sein de la délégation de Paris, l'agent aura pour missions la gestion des salles et évènements ainsi que la participation aux tâches de la délégation, sous l'autorité de la responsable logistique, adjointe du délégué de Paris.

Ce poste requiert notamment un attrait pour la polyvalence, le relationnel, un sens de la logistique, de l’organisation et du travail en équipe (binôme et ensemble de l’équipe de la délégation) ainsi que de bonnes connaissances en informatique, en audiovisuel et pour la maintenance des équipements et des locaux.

La ou le titulaire du poste sera chargé(e) d'activités et d'opérations liées à la location des locaux, à la gestion des salles de cours, des événements, de la terrasse, du jardin ainsi qu’à la maintenance et à la reprographie... (liste non exhaustive) :

- Gestion informatique des systèmes de réservation des salles, de la terrasse et du jardin de la délégation de Paris et intranet :

         . Réservation, annulation, modification, gestion des doublons…

        . Mise à jour et évolution des systèmes de réservation en collaboration avec le service informatique et la Direction de l’enseignement.

       . Vérification, correction et mise à jour des informations concernant la délégation dans l’intranet.

- Envoi et réception d’emails, traitement de texte : Word, Excel …, s’assurer de la réception des informations obligatoires liées notamment aux participants, à la sécurité…, mise à jour du référentiel fournisseurs et prestataires liés aux événements ainsi que la mise à jour des documents liés aux salles, à la terrasse et au jardin (plans, affichage, sécurité, contact…).

- Préparation, installation et rangement des salles (mobilier, pupitre, montage et démontage estrade amovible, panneaux signalétiques, tout affichage ou désaffichage lié à la location des locaux, aux événements, à la sécurité…, fermeture/ouverture des espaces amovibles, mise en lumière des salles et de l’escalier d’honneur…) en prenant en compte la règlementation liée à la sécurité.

- Gestion, préparation, mise en fonctionnement, vérification du bon état, petites réparations éventuelles des équipements vidéo, audio et visio et du matériel (micro, vidéoprojecteur, écran…) en collaboration avec le service audiovisuel.

- Vérification du bon état, remise en état et maintenance des matériels, équipements et locaux (changement d’une ampoule, d’un néon, remettre une vis, travaux de peinture, rideaux occultants, fermeture et ouverture des ouvrants, serrures, tables du jardin…).

- Préconisation de nouveaux matériels et équipements.

- Gestion et vérification du nettoyage/désinfection/aération des salles, de la terrasse et du jardin.

- Visite des lieux : accueil des clients, techniciens et prestataires.

- Informer sur le nombre de vigiles selon le nombre de participants et la sécurité. Gestion des vigiles.

- Réalisation et affichages des fiches d’utilisation des matériels et des équipements et formation à l’utilisation des autres membres de la délégation et d’éventuel personnel de l’école.

- Gestion des places de parking liées aux locations de salles ou événements (livraison, participants…) et s’assurer de la réception des informations obligatoires liées, aux véhicules, aux chauffeurs…

- Selon besoin, aide à l’accueil, à la manutention et à la maintenance (petits travaux) en collaboration avec les autres membres de la délégation de Paris et réciproquement.

- Participation active à toute évacuation incendie, connaissance et formation en sécurité incendie et sécurité à la personne (SST, désincarcération ascenseur, habilitation électrique ...).

Rattachement hiérarchique et fonctionnel

Responsable logistique de la Délégation de Paris