Main tasks

Les activités principales sur ce poste sont :

Scolarité

• Organisation de la scolarité, planification et coordination des tâches sur l'année universitaire et tout au long du cursus de premier cycle (de l'admission à la diplomation)

• Paramétrage et gestion de l'outil de scolarité

• Supervision des inscriptions administratives et pédagogiques et des actes de scolarité en cours de cursus

• Pilotage de l'organisation des plannings semestriels et des examens

• Préparation, sécurisation et suivi des jurys

• Suivi du déroulement des enseignements

• Proposition et conception d'outils de gestion administrative, de procédures et de documents

• Orientation des étudiant.e.s du Collège vers les pôles de la scolarité centrale ou de la vie étudiante

Encadrement et travail en réseau

• Management de l'équipe de scolarité

• Participation directe aux tâches de gestion lors des pics d’activité (inscriptions administratives, rentrées, jurys, etc.)

• Conduite des entretiens professionnels annuels, identification des besoins de formation de l'équipe et participation au recrutement de ses membres

• Échanges avec les lycées partenaires (ex. Henri-IV, Louis-le-Grand), les établissements-composantes de l'Université PSL engagés dans les formations, les partenaires internationaux et les organismes liés à la formation (ex. CROUS, rectorat)

• Coordination administrative des cursus menés en partenariat avec les lycées

Communication, coordination, évènements

• Information, accompagnement et assistance des étudiant.e.s et enseignant.e.s

• Rédaction et actualisation des supports d'information

• Participation à l'organisation des événements de diplomation, journées portes ouvertes, rentrées et pré-rentrées...

• Contribution à toute initiative de promotion de la formation

Conformité, pilotage, développement

• Contrôle de l'application des règles et des procédures administratives

• Préparation et mise à jour annuelle du règlement des études du Collège

• Sécurisation juridique des actes de scolarité

• Réalisation de tableaux de bord, enquêtes, suivi d'indicateurs et production des bilans statistiques

• Garantie de la fiabilité des données étudiantes dans les outils de scolarité, du respect du RGPD, des règles d'archivage et contribution aux remontées institutionnelles

• Suivi du budget, analyse et engagement des dépenses

• Suivi, pilotage et amélioration continue des procédures liées à la masse salariale

• Contribution aux projets transversaux de la scolarité centrale

• Participation aux évolutions de l'offre de formation (maquettes, nouveaux parcours, accréditation) et à leur mise en œuvre administrative

• Mise en œuvre de la démarche qualité dans la gestion des activités et suivi de l'évolution de la réglementation de l'enseignement supérieur

Instances, vie institutionnelle, représentation

• Rédaction des documents administratifs officiels, préparation de dossiers et conventions, et organisation des instances de la formation

• Organisation des élections des représentant.e.s étudiant.e.s au conseil du Collège et animation du réseau des délégué.e.s

• Représentation de la direction des formations dans les réunions et instances du Collège en l'absence du.de la directeur.trice des formations adjoint.e et délégation de signature

• Gestion des situations urgentes ou sensibles et information de la hiérarchie et de la direction académique du Collège

NB : Cette fiche de poste et ses missions sont susceptibles d'évoluer (développement de l’université, évolutions de l’offre de formations et de la structuration administrative)

Le poste comporte des pics d'activité (rentrée, inscriptions, jurys, diplomation) nécessitant une disponibilité accrue à certaines périodes de l'année.

Localisation :

Le.la chef.fe de service est basé.e sur le campus Jourdan de l'ENS-PSL (75014).

Il.elle est aussi amené.e à se déplacer très fréquemment sur différents sites de l'Université PSL et de ses partenaires (75005, 75006, 75016).

Poste ouvert aux :

• Titulaires de la fonction publique (Catégorie A)

• Non titulaires de la fonction publique : CDD de droit public de 36 mois

• Temps de travail hebdomadaire : 39 heures

• Congés : 25 CP + 24 RTT /année complète

• Télétravail selon politique de PSL et activités du service

• Ecole de formation interne

• Tickets restaurant

• Prise en charge transport par PSL : 75%

• Contrat collectif de mutuelle santé

• Accès à l’offre sportive et culturelle du campus PSL (Installations sportives, théâtres, conférences, concerts…)

L'Université PSL s’engage à soutenir et promouvoir l’égalité, la diversité et l’inclusion au sein de ses communautés. Nous encourageons les candidatures issues de profils variés, que nous veillerons à sélectionner via un processus de recrutement ouvert et transparent.