Activités principales

Structure d'accueil : Département de Géographie

Catégorie d’emploi : Catégorie B / Technicien

ENVIRONNEMENT/CONTEXTE DE TRAVAIL

Au sein du département de géographie, vous évoluerez dans un environnement académique stimulant, au contact direct d’enseignants-chercheurs et d’étudiants engagés dans des formations d’excellence.

 Le département accueille environ 70 étudiants et porte trois formations :

• le Diplôme de l’ENS (DENS)

• un Master de géographie politique / recherche

• la préparation à l’agrégation de géographie

Au sein de ce département composé de 5 enseignants-chercheurs titulaires, d’un agrégé préparateur, de deux ATER et de deux moniteurs-allocataires, le secrétariat est assuré par un unique personnel administratif.

Le poste « Gestionnaire administratif et financier – scolarité » offre ainsi polyvalence, autonomie et responsabilités, tout en permettant le développement de compétences en gestion pédagogique, administrative et financière.

MISSIONS ET ACTIVITÉS PRINCIPALES

Sous l’autorité de la Directrice du département de Géographie, vous assurez la continuité et la qualité du fonctionnement pédagogique, administratif, financier et logistique du département, en étant le point central d’information, de coordination et de suivi entre les étudiants, les équipes enseignantes, les intervenants extérieurs et les services centraux de l’établissement.

Scolarité et formation

• Assurer l’accueil, l’information et l’orientation des usagers (étudiants, enseignants, intervenants extérieurs, partenaires) sur l’offre de formation et le fonctionnement du département.

• Gérer le suivi pédagogique des formations : mise à jour des maquettes et des offres de formation, traitement des inscriptions, collecte et saisie des notes

• Organiser les examens et les jurys : préparation des sessions, convocations, logistique des épreuves, constitution des dossiers, suivi et formalisation des délibérations.
  

Administration et logistique

• Assurer le secrétariat général du département : gestion du courrier, rédaction et diffusion de comptes rendus, archivage des documents

• Élaborer et mettre à jour les plannings d’enseignement et coordonner la réservation des salles et ressources nécessaires.

• Organiser la logistique des séminaires, colloques et événements scientifiques du département, incluant les aspects matériels, administratifs et de suivi.

Gestion budgétaire et financière

• Exécuter et suivre le budget du département : saisie et suivi des commandes, traitement des factures, gestion des missions.

• Mettre en paiement les vacations et heures complémentaires des intervenants et enseignants

• Contribuer à l’élaboration des bilans et reportings budgétaires pour le pilotage du département.

Gestion RH et accueil

• Assurer la gestion administrative des vacataires et des intervenants extérieurs

• Préparer et suivre les ordres de mission des enseignants et des étudiants

• Organiser et réaliser l’accueil des nouveaux personnels et stagiaires : présentation des procédures, remise des informations pratiques, accompagnement dans les démarches administratives.

  
  
  

 Communication et information

• Mettre à jour régulièrement le site internet du département : informations relatives aux formations, aux événements, aux ressources pédagogiques...

• Actualiser l’agenda des enseignements : calendrier des cours, ouverture des candidatures aux formations, réunions de rentrée, réunions pédagogiques et autres échéances importantes.

• Diffuser les informations pédagogiques et institutionnelles auprès des publics concernés via les canaux internes appropriés (site, mails, affichage, plateformes numériques).

  
  
  

CONDITIONS D’EXERCICE

• Poste polyvalent au cœur de la vie pédagogique du département.

• Interaction directe avec enseignants-chercheurs et étudiants.

• Bureau individuel au sein du département de géographie.

• Formations internes proposées pour la prise en main des outils et procédures de l’établissement.

CHAMPS DES RELATIONS

Internes : la population étudiante, les personnels académiques, administratifs et techniques du département, la Direction des études et de la vie étudiante (DEVEC) et le service de la scolarité de l’ENS-PSL

Externes :  visiteurs, invités, les services de scolarité des établissements partenaires en France et/ou à l’étranger