Activités principales

Vos missions au sein de l’Université Paris Dauphine – PSL

Son département formation continue propose une offre de plus de 130 diplômantes (+50), certifiantes (+60) et sur mesure pour des entreprises et des particuliers. Il accueille chaque année près de 4200 managers en France et à l’étranger.

Dauphine Executive Education (DEP) est composé de 56 agents, répartis en plusieurs pôles : Pôle(s) formation continue, pôle administratif et logistique, pôle financier et du numérique, et le pôle marketing et communication.

Mission(s) principale(s) : Organiser au quotidien des actions de formation pour des adultes en reprise d’études

• Assurer la coordination administrative et logistique des programmes confiés, incluant la gestion des emplois du temps des sessions de formation, la planification des événements, et le suivi des opérations y compris recherche de locaux.

• Mise en œuvre et suivi des campagnes de recrutement ; accueillir, informer et conseiller le public de la formation continue (orientation, recherche de financement…) ; suivi des dossiers administratifs individuels des apprenants : inscriptions, conventions, financement, diplomation.

• Conseiller et assister la direction des programmes sur l’organisation des activités académiques et du séminaire d’intégration, et notamment l’élaboration et la révision des contenus de formation.

• Gérer la communication interne et externe concernant le programme : rédaction de notes, rapports, newsletters, réseaux sociaux, comptes-rendus de réunions et diffusion d’informations stratégiques à l’ensemble des parties prenantes.

• Contribuer à la visibilité de la formation auprès des grands décideurs et des directions ressources humaine et sur les réseaux (LinkedIn, réseau Alumni, intervenants) ; renforcer l’attractivité du programme ; développer des supports valorisant le programme et ses débouchés (mémoires, vidéos, témoignages, articles, événements).

• Piloter l’organisation des voyages à l’international : choix des destinations, programmation des activités, suivi des prestataires ; gérer les appels d’offres et les validations administratives ; assurer la logistique terrain : transports, hébergement, communication, documents pratiques ; valoriser les déplacements via la communication institutionnelle (photos, retours d’expérience, publications) ; assurer le suivi post-voyage (remerciements, évaluations).

• Piloter la gestion budgétaire et le suivi financier du programme en lien avec les services concernés, y compris la préparation, le contrôle et le reporting des budgets ; suivre le paiement des fournisseurs et des intervenants ainsi que le règlement des participants.

• Animer la vie de promotion et les évènements du parcours : organiser le séminaire d’intégration favorisant la cohésion de la promotion ; créer et diffuser les supports souvenirs (album de promotion) ; organiser la cérémonie de remise des diplômes en lien avec les partenaires et les Alumni.

• Animer les réunions du comité de pilotage et rédaction de leurs comptes-rendus.

• Veille au respect des normes qualité et des indicateurs de performance définis pour le programme (KPI), gestion des enquêtes de satisfaction et suivi des plans d’action correctifs ; gérer l’organisation et le suivi des questionnaire d’appréciation à l’issu de chaque formation, organiser leur diffusion et leur suivi.

• Apporter support à l’association des Alumnis du programme confié y compris de l’information sur le site web en cas de besoin

Rattachement hiérarchique

Le poste est placé sous l’autorité d’un Responsable Formation Continue.

Néanmoins, le poste est placé sous l’autorité de la Direction Executive du programme, sans subordination hiérarchique directe, mais en relation transversale avec les responsables pédagogiques, RH, finance et communication.