Secrétaire Gestionnaire administratif et financier (F/H)

Poste à pourvoir
le 01/09/2020
Localisation du poste
École normale supérieure - PSL

Lieu de travail : 48 Boulevard Jourdan – 75014 Paris

logo ens

Environnement et contexte de travail

Créée en 1794, l'École normale supérieure - PSL (ENS - PSL) est un établissement d'enseignement supérieur et de recherche dont  l'activité recouvre l'essentiel des disciplines scientifiques et littéraires. Établissement d'élite qui recrute les tout meilleurs étudiants en France et à l'étranger, via le système des concours et des classes préparatoires, mais aussi par sélection sur dossier et entretien, l'ENS - PSL  jouit d'un grand prestige international par la qualité de ses étudiants mais aussi par la réputation de ses centres de recherche, en particulier en mathématiques, physique, biologie, sciences  cognitives,  philosophie, et sciences de l'antiquité. L’École compte 37 unités mixtes de recherche.

 

Notre établissement fait partie de l'Université PSL. Située au cœur de Paris, celle-ci fait dialoguer tous les domaines du savoir, de l'innovation et de la création. Classée parmi les 50 premières universités mondiales, elle forme au plus près de la recherche des chercheurs, artistes, ingénieurs, entrepreneurs ou dirigeants conscients de leur responsabilité sociale, individuelle et collective.

Structure d'accueil

Le département de géographie et territoires compte 4 enseignants-chercheurs titulaires et 1 enseignant temporaire. Il compte une quarantaine d’élèves ou étudiant.e.s et une trentaine de mastérien.ne.s.

Missions

Activités principales

MISSION PRINCIPALE

Assurer la gestion administrative, financière et logistique au sein du département 

 

ACTIVITÉS :

Volet administratif : 

  • accueillir, informer et orienter les usagers du département,
  • assurer le secrétariat (standard, courrier, agendas, listes de diffusion, ordre de mission), 
  • assurer le suivi pédagogique des élèves et étudiant.e.s dans le diplôme de l’ENS (sur le logiciel GPS), des mastérien.ne.s dans les parcours PSL, 
  • assurer le suivi administratif des contrats de recherche, 
  • mettre à jour et diffuser l’information concernant le département (y compris sur le site internet),  - collecter et mettre en forme les données nécessaires aux enquêtes de tutelle, 
  • créer et mettre à jours des enseignements dans le logiciel correspondant (Girofle).

Volet financier : 

  • établir les demandes des devis, 
  • engager les dépenses en fonctionnement, investissement et personnel (bons de commande, heures complémentaires, …), 
  • constater les services faits, traiter les factures, gérer les missions, 
  • relancer des fournisseurs, - suivre les conventionnements et les budgets, 
  • assistance de la direction dans les bilans comptables.

Volet logistique :

  • gérer les stocks,
  • tenir à jour les inventaires, 
  • réserver et planifier l’occupation des salles pour les activités du département, 
  • participer à l’organisation d’événements scientifiques (hôtels, traiteurs, transports, remboursements), 
  • tenir à jour les archives du département.

Rattachement hiérarchique et fonctionnel

Secrétariat placé sous l’autorité du directeur.trice du département.

Profil du candidat

Savoirs et compétences attendus

  • Connaitre l’organisation et le fonctionnement d’un établissement d’enseignement supérieur français voire étranger
  • Connaitre l’environnement de la recherche scientifique
  • Connaitre les règles de gestion budgétaire et comptable
  • Posséder des connaissances en finances publique

Savoir-faire opérationnel

  • Maîtriser les outils de bureautique et des outils de communication
  • Posséder une bonne expression écrite et orale
  • Maîtriser les techniques de communication 
  • Savoir accueillir des différents interlocuteurs 
  • Avoir un bon sens de l’organisation et de planification de ses activités

Compétences linguistiques

Notions d’anglais appréciées

Savoir-être

  • Capacité à être autonome et à prendre des responsabilités,
  • Rigueur et précision
  • Réactivité
  • Capacité à prendre des initiatives 
  • Capacité à interagir avec divers interlocuteurs

Diplôme et expérience professionnelle

  • Diplôme Bac minimum

Conditions d'activité particulières

  • autonomie et prise d’initiative
  • confidentialité des données traitées
  • respect de la réglementation et des délais de procédure

Non discrimination, ouverture et transparence

Notre établissement, comme l'ensemble de l'Université PSL, s’engage à soutenir et promouvoir l’égalité, la diversité et l’inclusion au sein de ses communautés. Nous encourageons les candidatures issues de profils variés, que nous veillerons à sélectionner via un processus de recrutement ouvert et transparent.

Modalités de candidature

Merci d’adresser votre dossier de candidature (CV et lettre de motivation) aux adresses suivantes mails : pauline.guinard@ens.fr et recrutement-srh@ens.fr

Contact

pauline.guinard@ens.fr

Autres informations

Poste de catégorie B (Technicien)

Branche d’activité ProfessionnelleBAP J
Rémunérationselon grille et expérience
Type de contrat / de posteCDD
Durée du contrat6 mois
Publié le 24/07/2020
logo ens

Secrétaire Gestionnaire administratif et financier (F/H)

Poste à pourvoirle 01/09/2020 Localisation du poste

Lieu de travail : 48 Boulevard Jourdan – 75014 Paris

Établissement École normale supérieure - PSL

Environnement et contexte de travail

Créée en 1794, l'École normale supérieure - PSL (ENS - PSL) est un établissement d'enseignement supérieur et de recherche dont  l'activité recouvre l'essentiel des disciplines scientifiques et littéraires. Établissement d'élite qui recrute les tout meilleurs étudiants en France et à l'étranger, via le système des concours et des classes préparatoires, mais aussi par sélection sur dossier et entretien, l'ENS - PSL  jouit d'un grand prestige international par la qualité de ses étudiants mais aussi par la réputation de ses centres de recherche, en particulier en mathématiques, physique, biologie, sciences  cognitives,  philosophie, et sciences de l'antiquité. L’École compte 37 unités mixtes de recherche.

 

Notre établissement fait partie de l'Université PSL. Située au cœur de Paris, celle-ci fait dialoguer tous les domaines du savoir, de l'innovation et de la création. Classée parmi les 50 premières universités mondiales, elle forme au plus près de la recherche des chercheurs, artistes, ingénieurs, entrepreneurs ou dirigeants conscients de leur responsabilité sociale, individuelle et collective.

Structure d'accueil

Le département de géographie et territoires compte 4 enseignants-chercheurs titulaires et 1 enseignant temporaire. Il compte une quarantaine d’élèves ou étudiant.e.s et une trentaine de mastérien.ne.s.

Missions

Activités principales

MISSION PRINCIPALE

Assurer la gestion administrative, financière et logistique au sein du département 

 

ACTIVITÉS :

Volet administratif : 

  • accueillir, informer et orienter les usagers du département,
  • assurer le secrétariat (standard, courrier, agendas, listes de diffusion, ordre de mission), 
  • assurer le suivi pédagogique des élèves et étudiant.e.s dans le diplôme de l’ENS (sur le logiciel GPS), des mastérien.ne.s dans les parcours PSL, 
  • assurer le suivi administratif des contrats de recherche, 
  • mettre à jour et diffuser l’information concernant le département (y compris sur le site internet),  - collecter et mettre en forme les données nécessaires aux enquêtes de tutelle, 
  • créer et mettre à jours des enseignements dans le logiciel correspondant (Girofle).

Volet financier : 

  • établir les demandes des devis, 
  • engager les dépenses en fonctionnement, investissement et personnel (bons de commande, heures complémentaires, …), 
  • constater les services faits, traiter les factures, gérer les missions, 
  • relancer des fournisseurs, - suivre les conventionnements et les budgets, 
  • assistance de la direction dans les bilans comptables.

Volet logistique :

  • gérer les stocks,
  • tenir à jour les inventaires, 
  • réserver et planifier l’occupation des salles pour les activités du département, 
  • participer à l’organisation d’événements scientifiques (hôtels, traiteurs, transports, remboursements), 
  • tenir à jour les archives du département.

Rattachement hiérarchique et fonctionnel

Secrétariat placé sous l’autorité du directeur.trice du département.

Profil du candidat

Savoirs et compétences attendus

  • Connaitre l’organisation et le fonctionnement d’un établissement d’enseignement supérieur français voire étranger
  • Connaitre l’environnement de la recherche scientifique
  • Connaitre les règles de gestion budgétaire et comptable
  • Posséder des connaissances en finances publique

Savoir-faire opérationnel

  • Maîtriser les outils de bureautique et des outils de communication
  • Posséder une bonne expression écrite et orale
  • Maîtriser les techniques de communication 
  • Savoir accueillir des différents interlocuteurs 
  • Avoir un bon sens de l’organisation et de planification de ses activités

Compétences linguistiques

Notions d’anglais appréciées

Savoir-être

  • Capacité à être autonome et à prendre des responsabilités,
  • Rigueur et précision
  • Réactivité
  • Capacité à prendre des initiatives 
  • Capacité à interagir avec divers interlocuteurs

Diplôme et expérience professionnelle

  • Diplôme Bac minimum

Conditions d'activité particulières

  • autonomie et prise d’initiative
  • confidentialité des données traitées
  • respect de la réglementation et des délais de procédure

Non discrimination, ouverture et transparence

Notre établissement, comme l'ensemble de l'Université PSL, s’engage à soutenir et promouvoir l’égalité, la diversité et l’inclusion au sein de ses communautés. Nous encourageons les candidatures issues de profils variés, que nous veillerons à sélectionner via un processus de recrutement ouvert et transparent.

Modalités de candidature

Merci d’adresser votre dossier de candidature (CV et lettre de motivation) aux adresses suivantes mails : pauline.guinard@ens.fr et recrutement-srh@ens.fr

Contact

pauline.guinard@ens.fr

Autres informations

Poste de catégorie B (Technicien)

Branche d’activité Professionnelle : BAP J
Rémunération : selon grille et expérience
Type de contrat / de poste : CDD
Durée du contrat : 6 mois
Publié le 24/07/2020

L'Université PSL (Paris Sciences & Lettres)