Secrétaire de la section des Sciences Historiques et Philologiques (F/H)

Poste à pourvoir
Dès que possible
Localisation du poste
École Pratique des Hautes Études - PSL

Le poste est localisé au siège de l’EPHE, dans le 14e arrondissement de Paris.

logo ephe

Environnement et contexte de travail

L’École Pratique des Hautes Études - PSL est un grand établissement d’enseignement supérieur. Elle propose des formations à la recherche par la pratique de la recherche dans ses trois sections : Sciences de la vie et de la terre (SVT), Sciences historiques et philologiques (SHP) et Sciences religieuses (SR). Son enseignement est essentiellement dispensé au niveau du master et du doctorat.

Créée en 1868 pour promouvoir des méthodes « pratiques » de formation à la recherche, l’EPHE - PSL poursuit sa mission initiale, aussi bien dans ses laboratoires que dans ses séminaires, ou « conférences ».

En sciences humaines et sociales, les enseignements permettent d’appréhender des civilisations sous tous leurs angles, à travers des disciplines aussi variées que l’histoire, la philologie, l’archéologie, l’histoire de l’art, la linguistique, l’étude des religions du monde, de l’Antiquité à nos jours… Par exemple, l’EPHE - PSL est le seul établissement français offrant une formation qui couvre l’ensemble des écritures et langues anciennes, ou tous les champs de l’Antiquité méditerranéenne et de ses aires culturelles.
En sciences de la vie et de la terre, les enseignements font la part belle à la pratique et au travail de terrain, dans des domaines tels que la biologie- santé, les neurosciences, l’écologie, l’environnement et l’évolution.
 

 

Notre établissement fait partie de l'Université PSL. Située au cœur de Paris, celle-ci fait dialoguer tous les domaines du savoir, de l'innovation et de la création. Classée parmi les 50 premières universités mondiales, elle forme au plus près de la recherche des chercheurs, artistes, ingénieurs, entrepreneurs ou dirigeants conscients de leur responsabilité sociale, individuelle et collective.

Missions

Activités principales

MISSIONS

Le/la secrétaire de section éxecute des actes administratifs et de gestion des différentes campagnes.

Le/la secrétaire de section recueille, traite et facilite la circulation de l’information nécessaire au bon fonctionnement de la section Sciences Historiques et Philologiques (SHP) et de ses instances.

Le/ la secrétaire de section informe et oriente dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes à l’EPHE.

 

ACTIVITÉS PRINCIPALES

  • Organiser les campagnes de recrutement des Attachés Temporaires d’Enseignements et de Recherches (ATER) et des Chargés de Conférence ainsi que les campagnes de demandes de postes, de titularisation de maîtres de conférences et de promotions des enseignants-chercheurs.
  • Proposer et élaborer les calendriers en adéquation avec les instances de l’Ecole.
  • Lancer les campagnes de recrutement : diffusion de l’ensemble des informations, par mail, aux enseignants-chercheurs de la section.
  • Anticiper et prévenir les besoins : rappel des échéanciers et des procédures administratives.
  • Collecter, enregistrer, saisir dans un tableau et reproduire les demandes, puis accuser réception.
  • Collecter, enregistrer et reproduire les rapports.
  • Organiser les instances compétentes.

 

  • Elaborer et transmettre les documents nécessaires aux services qualifiés pour suite à donner.
  • Organiser les campagnes de recrutement des enseignants-chercheurs (maîtres de conférences, directeurs d’études, directeurs d’études cumulants).
  • Proposer et élaborer le calendrier des différentes phases du recrutement et constituer le dossier de candidatures.
  • Collecter, vérifier, enregistrer, saisir dans un tableau les dossiers de candidature, puis accuser réception.
  • Transmettre les dossiers retenus, par l’assemblée de recrutement aux académies pour avis et ensuite à la direction des ressources humaines de l’école.

 

  • Gestion administrative et logistique des réunions et des instances délibératives.
  • Organiser les assemblées de section, les comissions scientifiques.
  • Proposer et élaborer les calendriers, les ordres du jour et les convocations.
  • Réserver les salles de réunion.
  • Transmettre les décisions prises aux hautes instances de l’Ecole.

 

  • Suivi budgétaire de la section.
  • Saisir les ordres de missions et les commandes sur l’application comptable et financière (gfc-dépenses).
  • Suivre la situation budgétaire de la section via l’application comptable et financière.
  • Suivre le paiement des factures.
  • Préparer les budgets rectificatifs (BR) avec le doyen et les transmettre à la direction financière et comptable.
  • Retranscrire le budget dans les tableaux de bord pour présentation au doyen et la section.
  • Assurer le rôle de chargé de voyage pour la section.

 

  • Organisation du secrétariat de la section.
  • Centraliser et gérer les informations internes et externes à l’Ecole arrivant à la section.
  • Elaborer et mettre à jour des supports de communication (brochure des enseignements de la section).
  • Mettre à jour le carnet d’adresse professionnelle des enseignants-chercheurs.
  • Traiter et ventiler le courrier postal et éléctronique.
  • Recevoir et restituer les communications téléphoniques.

Profil du candidat

Savoirs et compétences attendus

  • Bonne connaissance de l’environnement de l’enseignement supérieur et de la recherche.
  • Techniques d’élaboration de documents.
  • Techniques d’accueil téléphonique et physique.
  • Techniques de communication.

Savoir-faire opérationnel

  • Accueillir et prendre des messages.
  • Rédiger des rapports et des documents.
  • Savoir rendre compte.
  • Travailler en équipe.
  • Utiliser les logiciels bureautiques (Word, Excel …)

Savoir-être

  • Sens de l’organisation.
  • Réactivité.
  • Sens relationnel.
  • Discrétion.

Diplôme et expérience professionnelle

  • Expériences en établissements publics souhaitées.
  • Diplôme de niveau V.
  • Domaine de formation souhaitée : secrétariat, gestion administrative.

Non discrimination, ouverture et transparence

Notre établissement, comme l'ensemble de l'Université PSL, s’engage à soutenir et promouvoir l’égalité, la diversité et l’inclusion au sein de ses communautés. Nous encourageons les candidatures issues de profils variés, que nous veillerons à sélectionner via un processus de recrutement ouvert et transparent.

Modalités de recrutement

Transmettre une lettre de motivation et un CV à Monsieur Benoit Collignon, Gestionnaire de recrutement : benoit.collignon@ephe.psl.eu 

Contact

Benoit

Collignon

benoit.collignon@ephe.psl.eu

Autres informations

Branche d’activité ProfessionnelleBAP J
Type de contrat / de posteCDD ou fonctionnaire catégorie C
Durée du contrat12
Publié le 14/09/2020
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Secrétaire de la section des Sciences Historiques et Philologiques (F/H)

Poste à pourvoir Dès que possible Localisation du poste

Le poste est localisé au siège de l’EPHE, dans le 14e arrondissement de Paris.

Établissement École Pratique des Hautes Études - PSL

Environnement et contexte de travail

L’École Pratique des Hautes Études - PSL est un grand établissement d’enseignement supérieur. Elle propose des formations à la recherche par la pratique de la recherche dans ses trois sections : Sciences de la vie et de la terre (SVT), Sciences historiques et philologiques (SHP) et Sciences religieuses (SR). Son enseignement est essentiellement dispensé au niveau du master et du doctorat.

Créée en 1868 pour promouvoir des méthodes « pratiques » de formation à la recherche, l’EPHE - PSL poursuit sa mission initiale, aussi bien dans ses laboratoires que dans ses séminaires, ou « conférences ».

En sciences humaines et sociales, les enseignements permettent d’appréhender des civilisations sous tous leurs angles, à travers des disciplines aussi variées que l’histoire, la philologie, l’archéologie, l’histoire de l’art, la linguistique, l’étude des religions du monde, de l’Antiquité à nos jours… Par exemple, l’EPHE - PSL est le seul établissement français offrant une formation qui couvre l’ensemble des écritures et langues anciennes, ou tous les champs de l’Antiquité méditerranéenne et de ses aires culturelles.
En sciences de la vie et de la terre, les enseignements font la part belle à la pratique et au travail de terrain, dans des domaines tels que la biologie- santé, les neurosciences, l’écologie, l’environnement et l’évolution.
 

 

Notre établissement fait partie de l'Université PSL. Située au cœur de Paris, celle-ci fait dialoguer tous les domaines du savoir, de l'innovation et de la création. Classée parmi les 50 premières universités mondiales, elle forme au plus près de la recherche des chercheurs, artistes, ingénieurs, entrepreneurs ou dirigeants conscients de leur responsabilité sociale, individuelle et collective.

Missions

Activités principales

MISSIONS

Le/la secrétaire de section éxecute des actes administratifs et de gestion des différentes campagnes.

Le/la secrétaire de section recueille, traite et facilite la circulation de l’information nécessaire au bon fonctionnement de la section Sciences Historiques et Philologiques (SHP) et de ses instances.

Le/ la secrétaire de section informe et oriente dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes à l’EPHE.

 

ACTIVITÉS PRINCIPALES

  • Organiser les campagnes de recrutement des Attachés Temporaires d’Enseignements et de Recherches (ATER) et des Chargés de Conférence ainsi que les campagnes de demandes de postes, de titularisation de maîtres de conférences et de promotions des enseignants-chercheurs.
  • Proposer et élaborer les calendriers en adéquation avec les instances de l’Ecole.
  • Lancer les campagnes de recrutement : diffusion de l’ensemble des informations, par mail, aux enseignants-chercheurs de la section.
  • Anticiper et prévenir les besoins : rappel des échéanciers et des procédures administratives.
  • Collecter, enregistrer, saisir dans un tableau et reproduire les demandes, puis accuser réception.
  • Collecter, enregistrer et reproduire les rapports.
  • Organiser les instances compétentes.

 

  • Elaborer et transmettre les documents nécessaires aux services qualifiés pour suite à donner.
  • Organiser les campagnes de recrutement des enseignants-chercheurs (maîtres de conférences, directeurs d’études, directeurs d’études cumulants).
  • Proposer et élaborer le calendrier des différentes phases du recrutement et constituer le dossier de candidatures.
  • Collecter, vérifier, enregistrer, saisir dans un tableau les dossiers de candidature, puis accuser réception.
  • Transmettre les dossiers retenus, par l’assemblée de recrutement aux académies pour avis et ensuite à la direction des ressources humaines de l’école.

 

  • Gestion administrative et logistique des réunions et des instances délibératives.
  • Organiser les assemblées de section, les comissions scientifiques.
  • Proposer et élaborer les calendriers, les ordres du jour et les convocations.
  • Réserver les salles de réunion.
  • Transmettre les décisions prises aux hautes instances de l’Ecole.

 

  • Suivi budgétaire de la section.
  • Saisir les ordres de missions et les commandes sur l’application comptable et financière (gfc-dépenses).
  • Suivre la situation budgétaire de la section via l’application comptable et financière.
  • Suivre le paiement des factures.
  • Préparer les budgets rectificatifs (BR) avec le doyen et les transmettre à la direction financière et comptable.
  • Retranscrire le budget dans les tableaux de bord pour présentation au doyen et la section.
  • Assurer le rôle de chargé de voyage pour la section.

 

  • Organisation du secrétariat de la section.
  • Centraliser et gérer les informations internes et externes à l’Ecole arrivant à la section.
  • Elaborer et mettre à jour des supports de communication (brochure des enseignements de la section).
  • Mettre à jour le carnet d’adresse professionnelle des enseignants-chercheurs.
  • Traiter et ventiler le courrier postal et éléctronique.
  • Recevoir et restituer les communications téléphoniques.

Profil du candidat

Savoirs et compétences attendus

  • Bonne connaissance de l’environnement de l’enseignement supérieur et de la recherche.
  • Techniques d’élaboration de documents.
  • Techniques d’accueil téléphonique et physique.
  • Techniques de communication.

Savoir-faire opérationnel

  • Accueillir et prendre des messages.
  • Rédiger des rapports et des documents.
  • Savoir rendre compte.
  • Travailler en équipe.
  • Utiliser les logiciels bureautiques (Word, Excel …)

Savoir-être

  • Sens de l’organisation.
  • Réactivité.
  • Sens relationnel.
  • Discrétion.

Diplôme et expérience professionnelle

  • Expériences en établissements publics souhaitées.
  • Diplôme de niveau V.
  • Domaine de formation souhaitée : secrétariat, gestion administrative.

Non discrimination, ouverture et transparence

Notre établissement, comme l'ensemble de l'Université PSL, s’engage à soutenir et promouvoir l’égalité, la diversité et l’inclusion au sein de ses communautés. Nous encourageons les candidatures issues de profils variés, que nous veillerons à sélectionner via un processus de recrutement ouvert et transparent.

Modalités de recrutement

Transmettre une lettre de motivation et un CV à Monsieur Benoit Collignon, Gestionnaire de recrutement : benoit.collignon@ephe.psl.eu 

Contact

Benoit Collignon

benoit.collignon@ephe.psl.eu

Autres informations

Branche d’activité Professionnelle : BAP J
Type de contrat / de poste : CDD ou fonctionnaire catégorie C
Durée du contrat : 12
Publié le 14/09/2020

L'Université PSL (Paris Sciences & Lettres)