Activités principales

Placé(e) au sein du département DAR, le ou la gestionnaire scolarité des doctorants assurera la gestion administrative des étudiants depuis leur inscription en thèse jusqu’à la délivrance du diplôme du doctorat.

Activités principales

Gestion administrative de la scolarité des doctorants :

• Gérer administrativement les inscriptions et réinscriptions en doctorat

• Aider à la récupération des encaissements de frais de scolarité reçues en lien avec le service comptabilité de l’ESPCI

• Renseigner, vérifier la base de données ADUM et vérifier l’intégrité des saisies

• Contrôler les dossiers de candidature, assurer la tenue de tableaux de bord d’après les données extraites de l’application de gestion des doctorants (ADUM)

• Assurer la commande et la délivrance aux doctorants des cartes d’étudiants

• Effectuer des requêtes et remplir les tableaux des indicateurs de l’ESPCI

Organisation des soutenances de doctorat:

• Préparer et organiser les soutenances

• Contrôler et valider les informations saisies par les doctorants relatives aux membres du jury, à la composition du jury et ce en conformité avec la réglementation, éditer les courriers aux rapporteurs, coordonner la réception des pré-rapports, obtenir les signatures pour l’autorisation de soutenir, éditer le procès-verbal de l’avis de soutenance, envoyer les convocations au jury et au candidat, réceptionner et traiter les PV et les documents de soutenance

Délivrance des diplômes

• Editer et envoyer les attestations de réussite aux docteurs

• Editer et envoyer les diplômes

Accueil et recrutement des doctorants

• Conseiller et orienter les doctorants auprès des différents services de l‘ESPCI et des écoles doctorales

• Informer les doctorants étrangers des procédures administratives françaises en lien avec le service des relations internationales de l’ESPCI

• Participer à la mise en place des contrats doctoraux en lien avec la Direction des Ressources humaines de l’ESPCI : collecter les fiches de renseignement et documents nécessaires à l’établissement des contrats

• Mettre en place les conventions de cotutelles

• Mettre en place les conventions d’enseignement et assurer leur suivi

• Organiser annuellement la journée d’accueil des doctorants

• Transmettre aux doctorants les actualités concernant leur doctorat

Rattachement hiérarchique et fonctionnel

Le poste est rattaché à la Directrice de la Direction d’Appui à la Recherche

La Direction d’Appui à la recherche est composée d’une directrice, d’un.e adjoint.e, d’un.e chargé.e de mission europe, d’un.e chargé.e d’appui à la recherche, d’une gestionnaire financière des contrats de recherche et d’une gestionnaire de la scolarité des doctorants. La DAR s’articule autour de plusieurs grands domaines :

• Le montage administratif et financier des projets déposés par l’ESPCI en réponse aux appels à projets nationaux et internationaux.

• La gestion administrative et financière des contrats de recherche, de chaires et de mécénats

• Le suivi et la gestion prévisionnelle du budget investissement, fonctionnement et du budget de masse salariale des contrats de recherche

• La gestion administrative de la scolarité des doctorants de l’ESPCI et de l’Institut Curie.

• La participation aux projets de recherche structurants coordonnés au niveau de PSL