Gestionnaire administratif.ve et financier.ère (contractuel) (F/H)

Localisation du poste
Observatoire de Paris - PSL

Site de Meudon – 5, place Jules Janssen, 92190 Meudon

logo observatoire

Environnement et contexte de travail

L’Observatoire de Paris - PSL est un établissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel, disposant du statut  particulier  de Grand Etablissement. Ses missions sont orientées principalement vers la recherche, la formation et la  diffusion des savoirs. L’établissement représente le tiers du potentiel de recherche en astrophysique et en astronomie au plan national. L’établissement est implanté sur trois sites : Paris (14ème arrondissement), Meudon (92), Nançay (Cher).  Son budget annuel consolidé est de 40 M€ environ. Il gère directement 430 ETP (hors personnels hébergés de type CNRS). L’Observatoire de Paris - PSL est un établissement aux responsabilités et compétences élargies depuis le 1er Janvier 2019.

 

Notre établissement fait partie de l'Université PSL. Située au cœur de Paris, celle-ci fait dialoguer tous les domaines du savoir, de l'innovation et de la création. Classée parmi les 50 premières universités mondiales, elle forme au plus près de la recherche des chercheurs, artistes, ingénieurs, entrepreneurs ou dirigeants conscients de leur responsabilité sociale, individuelle et collective.

Structure d'accueil

L’Observatoire de Paris est un établissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel (EPSCP), disposant du statut particulier de Grand Etablissement. Ses missions sont orientées principalement vers la recherche, la formation et la diffusion des savoirs.


L’établissement représente le tiers du potentiel de recherche en astrophysique et en astronomie au plan national.
L’Observatoire de Paris est par ailleurs membre fondateur de l’université de recherche « Paris Sciences et Lettres », qui comprend notamment en son sein de prestigieuses institutions telles l’université Paris-Dauphine, l’Ecole Normale Supérieure, l’EHESS, l’EPHE, l’Ecole des Mines, l’ESPCI, etc.


L’établissement est implanté sur trois sites : Paris (14ème arrondissement), Meudon (92), Nançay (Cher). Son budget annuel consolidé est de 40 M€ environ et il gère directement 430 ETP (hors personnels hébergés de type CNRS).

L’Observatoire de Paris est un établissement aux responsabilités et compétences élargies depuis le 1er Janvier 2019.
L’Observatoire de Paris propose aux étudiants des formations à partir du Master 1, dont certaines sont uniques en France et il est l’établissement porteur de l’école doctorale Astronomie et Astrophysique d’Ile-de-France.


Le GEPI (Galaxies, Étoiles, Physique et Instrumentation) est un département de l’Observatoire de Paris - PSL et une unité mixte de recherche (UMR), conjointement avec le Centre National de la Recherche Scientifique (UMR 8111).


Les thématiques de recherche sont les domaines de physique stellaire, physique de la Galaxie, Milieu Interstellaire, physique des galaxies, formation et évolution des galaxies, préparation de la mission Gaia (ESA) instrumentation optique et infrarouge sol (ESO, VLT, E-ELT), instrumentation radio à basses fréquences (LOFAR,SKA).

Missions

Activités principales

Placé(e) sous la responsabilité de l’Administratrice du GEPI, le/la Gestionnaire administratif.ve et financier.ère participe à la gestion administrative et financière du laboratoire et réalise des actes administratifs et financiers dans le respect des techniques, des règles et des procédures liées à la gestion administrative du laboratoire.


Missions principales :

  • Créer plusieurs centaines de commandes/ordres de mission annuels en conformité avec les règles de gestion administrative et financière en vigueur
  • Instruire des dossiers et demandes en vérifiant la régularité administrative et financière
  • Tenir une double comptabilité par fichier Excel à cause de la complexité des différentes sources de crédits et de l'absence de dialogue entre les outils de gestion des tutelles, afin d'assurer le suivi des dépenses et rendre visible la situation au quotidien au responsable du pôle
  • Piloter les activités et rendre compte à l'aide de tableaux de bord (reporting) issus des outils de gestion
  • Suivre les crédits par type de dépenses ou d’opérations
  • Classer et archiver les pièces et justificatifs d’opérations financières
  • Suivre l'évolution des règles, directives et procédures financières et/ou comptables
  • Contribuer à la rédaction des conventions, les faire signer, les suivre, réclamer tous les mois les justifications et les engager mensuellement et alerter sur les fins de convention
  • Préparer et suivre la trentaine de contrats de maintenance des équipements du Pôle instrumental, en particulier la vérification de sa conformité avec le service des achats.
  • Fournir les éléments du Pole Instrumental pour le budget initial et le budget rectificatif de l'Unité correspondant aux prévisions de recettes et de dépenses du Pôle instrumental. Environ 200 kEuros à gérer sur une multitude de lignes budgétaires (CSAA, PN, AF, SE, etc.)
  • Produire et collecter les données juridiques, comptables et/ou financières prévues par les contrats (pièces justificatives, factures, rapports scientifiques)
  • Renseigner les tableaux des justifications des contrats (ERC, DIM-AVAC...)
  • Transmettre les informations pratiques sur les procédures administratives, financières et/ou comptables, sur l'évolution de la législation et de ses conséquences
  • Classer et archiver les justificatifs des opérations financières et/ou comptables.
  • Renseigner l'espace collaboratif dédié
  • Intervenir dans la mise en œuvre de la politique d'achat
  • Réceptionner les colis, les diriger vers le bon destinataire. Récupérer les bons de livraison.
  • Effectuer les services faits dans les outils de gestion

Profil du candidat

Savoirs et compétences attendus

  • Modes de fonctionnement des administrations publiques
  • Connaissance de l’organisation et du fonctionnement du domaine de l’enseignement supérieur, de la recherche et de l’innovation (ESRI), ainsi que du cadre juridique et financier des EPSCP (établissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel)
  • Connaissances des principes et règles des Finances publiques au sein des opérateurs de l’Etat
  • Connaissance des étapes générales d’exécution de la dépense publique
  • Techniques d’élaboration de documents administratifs
  • Connaissance des outils bureautiques (Word, Excel, etc.)
  • Connaissance des outils de gestion financière de la fonction publique
  • Langue anglaise : A1 à A2 (cadre européen commun de référence pour les langues)

Savoir-faire opérationnel

  • Savoir appliquer la réglementation publique en terme de gestion administrative et financière
  • Savoir analyser les données financières
  • Assurer le suivi des dépenses et des recettes
  • Savoir appliquer et mettre en œuvre des règles et des procédures administratives et financières
  • Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
  • Utiliser les logiciels et progiciels des domaines administratif et financier
  • Alerter en cas de dysfonctionnements liés aux traitements des opérations de gestion
  • Savoir rendre compte de son activité
  • Savoir communiquer et faire preuve de pédagogie
  • Travailler en équipe de façon constructive et collaborative
  • Assurer une veille sur les domaines administratif et financier

Savoir-être

  • Grande réactivité
  • Forte autonomie
  • Polyvalence affirmée
  • Sens du service public
  • Rigueur et fiabilité
  • Sens de l’organisation, de la méthode et gestion des priorités
  • Respect de la confidentialité des données
  • Bonne capacité d’adaptation aux outils, procédures et méthodes de travail
  • Bon relationnel

Conditions d'activité particulières

- Encadrement : NON

- Conduite de projet : NON


Le poste est situé sur le site de Meudon (92) et des déplacements sur le site de Paris sont à prévoir.

Non discrimination, ouverture et transparence

Notre établissement, comme l'ensemble de l'Université PSL, s’engage à soutenir et promouvoir l’égalité, la diversité et l’inclusion au sein de ses communautés. Nous encourageons les candidatures issues de profils variés, que nous veillerons à sélectionner via un processus de recrutement ouvert et transparent.

Modalités de recrutement

Le poste est ouvert par voie contractuelle.

Modalités de candidature

Merci d’envoyer votre dossier de candidature par courrier électronique : Lettre de motivation + CV + prétentions salariales (montant net mensuel, avant PAS), à :

philippe.laporte@observatoiredeparis.psl.eu
sabine.kimmel@observatoiredeparis.psl.eu
recrutements.observatoire@observatoiredeparis.psl.eu

Contact

recrutements.observatoire@observatoiredeparis.psl.eu

Autres informations

- Temps de travail : 37h35 sur 5 jours – L’établissement propose un dispositif de télétravail
- Droit à congés : 47 jours (dont 2 jours de fractionnement)

Branche d’activité ProfessionnelleBAP J
Publié le 25/07/2022
logo observatoire

Gestionnaire administratif.ve et financier.ère (contractuel) (F/H)

Localisation du poste

Site de Meudon – 5, place Jules Janssen, 92190 Meudon

Établissement Observatoire de Paris - PSL

Environnement et contexte de travail

L’Observatoire de Paris - PSL est un établissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel, disposant du statut  particulier  de Grand Etablissement. Ses missions sont orientées principalement vers la recherche, la formation et la  diffusion des savoirs. L’établissement représente le tiers du potentiel de recherche en astrophysique et en astronomie au plan national. L’établissement est implanté sur trois sites : Paris (14ème arrondissement), Meudon (92), Nançay (Cher).  Son budget annuel consolidé est de 40 M€ environ. Il gère directement 430 ETP (hors personnels hébergés de type CNRS). L’Observatoire de Paris - PSL est un établissement aux responsabilités et compétences élargies depuis le 1er Janvier 2019.

 

Notre établissement fait partie de l'Université PSL. Située au cœur de Paris, celle-ci fait dialoguer tous les domaines du savoir, de l'innovation et de la création. Classée parmi les 50 premières universités mondiales, elle forme au plus près de la recherche des chercheurs, artistes, ingénieurs, entrepreneurs ou dirigeants conscients de leur responsabilité sociale, individuelle et collective.

Structure d'accueil

L’Observatoire de Paris est un établissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel (EPSCP), disposant du statut particulier de Grand Etablissement. Ses missions sont orientées principalement vers la recherche, la formation et la diffusion des savoirs.


L’établissement représente le tiers du potentiel de recherche en astrophysique et en astronomie au plan national.
L’Observatoire de Paris est par ailleurs membre fondateur de l’université de recherche « Paris Sciences et Lettres », qui comprend notamment en son sein de prestigieuses institutions telles l’université Paris-Dauphine, l’Ecole Normale Supérieure, l’EHESS, l’EPHE, l’Ecole des Mines, l’ESPCI, etc.


L’établissement est implanté sur trois sites : Paris (14ème arrondissement), Meudon (92), Nançay (Cher). Son budget annuel consolidé est de 40 M€ environ et il gère directement 430 ETP (hors personnels hébergés de type CNRS).

L’Observatoire de Paris est un établissement aux responsabilités et compétences élargies depuis le 1er Janvier 2019.
L’Observatoire de Paris propose aux étudiants des formations à partir du Master 1, dont certaines sont uniques en France et il est l’établissement porteur de l’école doctorale Astronomie et Astrophysique d’Ile-de-France.


Le GEPI (Galaxies, Étoiles, Physique et Instrumentation) est un département de l’Observatoire de Paris - PSL et une unité mixte de recherche (UMR), conjointement avec le Centre National de la Recherche Scientifique (UMR 8111).


Les thématiques de recherche sont les domaines de physique stellaire, physique de la Galaxie, Milieu Interstellaire, physique des galaxies, formation et évolution des galaxies, préparation de la mission Gaia (ESA) instrumentation optique et infrarouge sol (ESO, VLT, E-ELT), instrumentation radio à basses fréquences (LOFAR,SKA).

Missions

Activités principales

Placé(e) sous la responsabilité de l’Administratrice du GEPI, le/la Gestionnaire administratif.ve et financier.ère participe à la gestion administrative et financière du laboratoire et réalise des actes administratifs et financiers dans le respect des techniques, des règles et des procédures liées à la gestion administrative du laboratoire.


Missions principales :

  • Créer plusieurs centaines de commandes/ordres de mission annuels en conformité avec les règles de gestion administrative et financière en vigueur
  • Instruire des dossiers et demandes en vérifiant la régularité administrative et financière
  • Tenir une double comptabilité par fichier Excel à cause de la complexité des différentes sources de crédits et de l'absence de dialogue entre les outils de gestion des tutelles, afin d'assurer le suivi des dépenses et rendre visible la situation au quotidien au responsable du pôle
  • Piloter les activités et rendre compte à l'aide de tableaux de bord (reporting) issus des outils de gestion
  • Suivre les crédits par type de dépenses ou d’opérations
  • Classer et archiver les pièces et justificatifs d’opérations financières
  • Suivre l'évolution des règles, directives et procédures financières et/ou comptables
  • Contribuer à la rédaction des conventions, les faire signer, les suivre, réclamer tous les mois les justifications et les engager mensuellement et alerter sur les fins de convention
  • Préparer et suivre la trentaine de contrats de maintenance des équipements du Pôle instrumental, en particulier la vérification de sa conformité avec le service des achats.
  • Fournir les éléments du Pole Instrumental pour le budget initial et le budget rectificatif de l'Unité correspondant aux prévisions de recettes et de dépenses du Pôle instrumental. Environ 200 kEuros à gérer sur une multitude de lignes budgétaires (CSAA, PN, AF, SE, etc.)
  • Produire et collecter les données juridiques, comptables et/ou financières prévues par les contrats (pièces justificatives, factures, rapports scientifiques)
  • Renseigner les tableaux des justifications des contrats (ERC, DIM-AVAC...)
  • Transmettre les informations pratiques sur les procédures administratives, financières et/ou comptables, sur l'évolution de la législation et de ses conséquences
  • Classer et archiver les justificatifs des opérations financières et/ou comptables.
  • Renseigner l'espace collaboratif dédié
  • Intervenir dans la mise en œuvre de la politique d'achat
  • Réceptionner les colis, les diriger vers le bon destinataire. Récupérer les bons de livraison.
  • Effectuer les services faits dans les outils de gestion

Profil du candidat

Savoirs et compétences attendus

  • Modes de fonctionnement des administrations publiques
  • Connaissance de l’organisation et du fonctionnement du domaine de l’enseignement supérieur, de la recherche et de l’innovation (ESRI), ainsi que du cadre juridique et financier des EPSCP (établissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel)
  • Connaissances des principes et règles des Finances publiques au sein des opérateurs de l’Etat
  • Connaissance des étapes générales d’exécution de la dépense publique
  • Techniques d’élaboration de documents administratifs
  • Connaissance des outils bureautiques (Word, Excel, etc.)
  • Connaissance des outils de gestion financière de la fonction publique
  • Langue anglaise : A1 à A2 (cadre européen commun de référence pour les langues)

Savoir-faire opérationnel

  • Savoir appliquer la réglementation publique en terme de gestion administrative et financière
  • Savoir analyser les données financières
  • Assurer le suivi des dépenses et des recettes
  • Savoir appliquer et mettre en œuvre des règles et des procédures administratives et financières
  • Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
  • Utiliser les logiciels et progiciels des domaines administratif et financier
  • Alerter en cas de dysfonctionnements liés aux traitements des opérations de gestion
  • Savoir rendre compte de son activité
  • Savoir communiquer et faire preuve de pédagogie
  • Travailler en équipe de façon constructive et collaborative
  • Assurer une veille sur les domaines administratif et financier

Savoir-être

  • Grande réactivité
  • Forte autonomie
  • Polyvalence affirmée
  • Sens du service public
  • Rigueur et fiabilité
  • Sens de l’organisation, de la méthode et gestion des priorités
  • Respect de la confidentialité des données
  • Bonne capacité d’adaptation aux outils, procédures et méthodes de travail
  • Bon relationnel

Conditions d'activité particulières

- Encadrement : NON

- Conduite de projet : NON


Le poste est situé sur le site de Meudon (92) et des déplacements sur le site de Paris sont à prévoir.

Non discrimination, ouverture et transparence

Notre établissement, comme l'ensemble de l'Université PSL, s’engage à soutenir et promouvoir l’égalité, la diversité et l’inclusion au sein de ses communautés. Nous encourageons les candidatures issues de profils variés, que nous veillerons à sélectionner via un processus de recrutement ouvert et transparent.

Modalités de recrutement

Le poste est ouvert par voie contractuelle.

Modalités de candidature

Merci d’envoyer votre dossier de candidature par courrier électronique : Lettre de motivation + CV + prétentions salariales (montant net mensuel, avant PAS), à :

philippe.laporte@observatoiredeparis.psl.eu
sabine.kimmel@observatoiredeparis.psl.eu
recrutements.observatoire@observatoiredeparis.psl.eu

Contact

recrutements.observatoire@observatoiredeparis.psl.eu

Autres informations

- Temps de travail : 37h35 sur 5 jours – L’établissement propose un dispositif de télétravail
- Droit à congés : 47 jours (dont 2 jours de fractionnement)

Branche d’activité Professionnelle : BAP J
Publié le 25/07/2022

L'Université PSL (Paris Sciences & Lettres)