Gestionnaire administratif et logistique (F/H)

Poste à pourvoir
le 01/09/2020
Localisation du poste
École normale supérieure - PSL

Lieu de travail : 24, rue Lhomond 75231 PARIS Cedex 05

logo ens

Environnement et contexte de travail

Créée en 1794, l'École normale supérieure - PSL (ENS - PSL) est un établissement d'enseignement supérieur et de recherche dont  l'activité recouvre l'essentiel des disciplines scientifiques et littéraires. Établissement d'élite qui recrute les tout meilleurs étudiants en France et à l'étranger, via le système des concours et des classes préparatoires, mais aussi par sélection sur dossier et entretien, l'ENS - PSL  jouit d'un grand prestige international par la qualité de ses étudiants mais aussi par la réputation de ses centres de recherche, en particulier en mathématiques, physique, biologie, sciences  cognitives,  philosophie, et sciences de l'antiquité. L’École compte 37 unités mixtes de recherche.

 

Notre établissement fait partie de l'Université PSL. Située au cœur de Paris, celle-ci fait dialoguer tous les domaines du savoir, de l'innovation et de la création. Classée parmi les 50 premières universités mondiales, elle forme au plus près de la recherche des chercheurs, artistes, ingénieurs, entrepreneurs ou dirigeants conscients de leur responsabilité sociale, individuelle et collective.

Structure d'accueil

Le département de chimie de l’Ecole Normale Supérieure est une structure d’enseignement et de recherche implantée sur 5000 m², comptant environ 180 agents de statuts différents (enseignants-chercheurs, chercheurs, BIATSS ou ITA, doctorants, post-doctorants, stagiaires…) relevant de l’une des tutelles suivantes : ENS, CNRS, SU, ESPCI.

La structure de recherche est organisée au sein de trois UMR (8640 PASTEUR, 7203 LBM, 2000 IMAP et de deux fédérations de recherche. L’ENS héberge par ailleurs la gestion d’un domaine d’intérêt majeur le DIM « Réseau d’excellence en Sciences des Solides Poreux » ou « Respore ».

Missions

Activités principales

Exécuter des actes administratifs et de gestion courante en appui à la direction du département ; recueillir, traiter et faciliter la circulation de l’information ; informer et orienter, dans leurs démarches, la communauté́ du département.

 

ACTIVITES ET RESPONSABILITES :

- Réaliser des opérations de gestion courante (gestion administrative, pédagogique, RH, logistique …)

- Assurer la gestion administrative du département en appliquant les procédures dédiées et la règlementation imposée

- Assurer l’accueil physique et téléphonique

- Informer, orienter et accompagner dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes

- Mettre en œuvre la procédure d’accueil des nouveaux arrivants

- Créer, saisir et mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, certificats administratifs, comptes rendus, ...) les reproduire et les diffuser

- Retranscrire des informations orales et écrites, suivre et relancer les interlocuteurs internes ou externes

- Mettre à jour l’intranet du département et intégrer de nouveaux contenus
- Mettre à jour le site internet et mettre en forme des communiqués

- Saisir et mettre à jour les bases de données dédiées à la gestion
- Classer et archiver des documents administratifs, financiers et RH (archivage numérique)

- Mettre en œuvre les recrutements sur le plan administratif

- Faire le lien entre les UMR et les services centraux
-  Assurer le soutien logistique du département (courrier, colis, gestion des stocks, fournitures, organisation de manifestations, ...)

-  Assurer la gestion des réservations de salles du département et autres

 

Rattachement hiérarchique et fonctionnel

Ce poste est placé sous l’autorité́ hiérarchique de la direction du département de chimie via la responsable administrative et financière

Profil du candidat

Savoirs et compétences attendus

  • Environnement et réseaux professionnels
  •  Connaissance de l’enseignement supérieur français
  • Techniques d’élaboration de document
  • Techniques d’accueil téléphonique et physique
  • Culture internet
  • Méthodologie de la logistique
  • Techniques de communication orale et écrite
  • Anglais : A1 à A2

Savoir-faire opérationnel

  • Savoir inscrire son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
  • Savoir recueillir, traiter et transmettre les informations
  • Rédiger, saisir, mettre en forme des documents divers et concevoir des tableaux de bord
  • Communiquer à l’oral et à l’écrit en faisant preuve de pédagogie
  • Mettre en œuvre des procédures et des règles
  • Maitriser les outils de bureautique, les outils de communication (Internet, messagerie électronique)
  • Utiliser les logiciels spécifiques à l’activité
  • Travailler en équipe
  • Enregistrer et classer des documents (archivage numérique)

Savoir-être

  • Sens de l’organisation
  • Sens relationnel
  • Rigueur/Fiabilité
  • Réactivité

Diplôme et expérience professionnelle

Diplôme règlementaire exigé :          Baccalauréat minimum requis

Domaine de formation souhaité :      Gestion administrative

Conditions d'activité particulières

 

Confidentialité des informations traitées

Contraintes horaires possibles

CDD 4 mois

Non discrimination, ouverture et transparence

Notre établissement, comme l'ensemble de l'Université PSL, s’engage à soutenir et promouvoir l’égalité, la diversité et l’inclusion au sein de ses communautés. Nous encourageons les candidatures issues de profils variés, que nous veillerons à sélectionner via un processus de recrutement ouvert et transparent.

Modalités de candidature

Adresser votre dossier de candidature (CV et lettre de motivation) à l’attention de Nathalie Etienne, responsable administrative et financière au département chimie et du service de recrutement de l’ENS

 

Mail : rh.chimie@ens.psl.eu

Copie : recrutement-srh@ens.fr

Contact

rh.chimie@ens.psl.eu

Autres informations

Poste de catégorie B (technicien)

Branche d’activité ProfessionnelleBAP J
Rémunérationselon grille et expérience
Type de contrat / de posteCDD
Durée du contrat4 MOIS
Publié le 23/07/2020
logo ens

Gestionnaire administratif et logistique (F/H)

Poste à pourvoirle 01/09/2020 Localisation du poste

Lieu de travail : 24, rue Lhomond 75231 PARIS Cedex 05

Établissement École normale supérieure - PSL

Environnement et contexte de travail

Créée en 1794, l'École normale supérieure - PSL (ENS - PSL) est un établissement d'enseignement supérieur et de recherche dont  l'activité recouvre l'essentiel des disciplines scientifiques et littéraires. Établissement d'élite qui recrute les tout meilleurs étudiants en France et à l'étranger, via le système des concours et des classes préparatoires, mais aussi par sélection sur dossier et entretien, l'ENS - PSL  jouit d'un grand prestige international par la qualité de ses étudiants mais aussi par la réputation de ses centres de recherche, en particulier en mathématiques, physique, biologie, sciences  cognitives,  philosophie, et sciences de l'antiquité. L’École compte 37 unités mixtes de recherche.

 

Notre établissement fait partie de l'Université PSL. Située au cœur de Paris, celle-ci fait dialoguer tous les domaines du savoir, de l'innovation et de la création. Classée parmi les 50 premières universités mondiales, elle forme au plus près de la recherche des chercheurs, artistes, ingénieurs, entrepreneurs ou dirigeants conscients de leur responsabilité sociale, individuelle et collective.

Structure d'accueil

Le département de chimie de l’Ecole Normale Supérieure est une structure d’enseignement et de recherche implantée sur 5000 m², comptant environ 180 agents de statuts différents (enseignants-chercheurs, chercheurs, BIATSS ou ITA, doctorants, post-doctorants, stagiaires…) relevant de l’une des tutelles suivantes : ENS, CNRS, SU, ESPCI.

La structure de recherche est organisée au sein de trois UMR (8640 PASTEUR, 7203 LBM, 2000 IMAP et de deux fédérations de recherche. L’ENS héberge par ailleurs la gestion d’un domaine d’intérêt majeur le DIM « Réseau d’excellence en Sciences des Solides Poreux » ou « Respore ».

Missions

Activités principales

Exécuter des actes administratifs et de gestion courante en appui à la direction du département ; recueillir, traiter et faciliter la circulation de l’information ; informer et orienter, dans leurs démarches, la communauté́ du département.

 

ACTIVITES ET RESPONSABILITES :

- Réaliser des opérations de gestion courante (gestion administrative, pédagogique, RH, logistique …)

- Assurer la gestion administrative du département en appliquant les procédures dédiées et la règlementation imposée

- Assurer l’accueil physique et téléphonique

- Informer, orienter et accompagner dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes

- Mettre en œuvre la procédure d’accueil des nouveaux arrivants

- Créer, saisir et mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, certificats administratifs, comptes rendus, ...) les reproduire et les diffuser

- Retranscrire des informations orales et écrites, suivre et relancer les interlocuteurs internes ou externes

- Mettre à jour l’intranet du département et intégrer de nouveaux contenus
- Mettre à jour le site internet et mettre en forme des communiqués

- Saisir et mettre à jour les bases de données dédiées à la gestion
- Classer et archiver des documents administratifs, financiers et RH (archivage numérique)

- Mettre en œuvre les recrutements sur le plan administratif

- Faire le lien entre les UMR et les services centraux
-  Assurer le soutien logistique du département (courrier, colis, gestion des stocks, fournitures, organisation de manifestations, ...)

-  Assurer la gestion des réservations de salles du département et autres

 

Rattachement hiérarchique et fonctionnel

Ce poste est placé sous l’autorité́ hiérarchique de la direction du département de chimie via la responsable administrative et financière

Profil du candidat

Savoirs et compétences attendus

  • Environnement et réseaux professionnels
  •  Connaissance de l’enseignement supérieur français
  • Techniques d’élaboration de document
  • Techniques d’accueil téléphonique et physique
  • Culture internet
  • Méthodologie de la logistique
  • Techniques de communication orale et écrite
  • Anglais : A1 à A2

Savoir-faire opérationnel

  • Savoir inscrire son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
  • Savoir recueillir, traiter et transmettre les informations
  • Rédiger, saisir, mettre en forme des documents divers et concevoir des tableaux de bord
  • Communiquer à l’oral et à l’écrit en faisant preuve de pédagogie
  • Mettre en œuvre des procédures et des règles
  • Maitriser les outils de bureautique, les outils de communication (Internet, messagerie électronique)
  • Utiliser les logiciels spécifiques à l’activité
  • Travailler en équipe
  • Enregistrer et classer des documents (archivage numérique)

Savoir-être

  • Sens de l’organisation
  • Sens relationnel
  • Rigueur/Fiabilité
  • Réactivité

Diplôme et expérience professionnelle

Diplôme règlementaire exigé :          Baccalauréat minimum requis

Domaine de formation souhaité :      Gestion administrative

Conditions d'activité particulières

 

Confidentialité des informations traitées

Contraintes horaires possibles

CDD 4 mois

Non discrimination, ouverture et transparence

Notre établissement, comme l'ensemble de l'Université PSL, s’engage à soutenir et promouvoir l’égalité, la diversité et l’inclusion au sein de ses communautés. Nous encourageons les candidatures issues de profils variés, que nous veillerons à sélectionner via un processus de recrutement ouvert et transparent.

Modalités de candidature

Adresser votre dossier de candidature (CV et lettre de motivation) à l’attention de Nathalie Etienne, responsable administrative et financière au département chimie et du service de recrutement de l’ENS

 

Mail : rh.chimie@ens.psl.eu

Copie : recrutement-srh@ens.fr

Contact

rh.chimie@ens.psl.eu

Autres informations

Poste de catégorie B (technicien)

Branche d’activité Professionnelle : BAP J
Rémunération : selon grille et expérience
Type de contrat / de poste : CDD
Durée du contrat : 4 MOIS
Publié le 23/07/2020

L'Université PSL (Paris Sciences & Lettres)