Gestionnaire administratif et financier à mi-temps (F/H)
- Site Campus ENS- Jourdan (occasionnellement Mazarine et établissements PSL)
- Site Passage Dauphine – Paris 6 (prévision de déménagement)
Environnement et contexte de travail
PSL (Paris Sciences & Lettres) est une université globale qui fait dialoguer tous les domaines du savoir et de la création en sciences, sciences économiques et sociales, humanités, ingénierie et en arts. Elle se compose de onze établissements : Collège de France, Conservatoire National Supérieur d'Art Dramatique - PSL, Dauphine - PSL, École nationale des chartes - PSL, École nationale supérieure de Chimie de Paris - PSL, École normale supérieure - PSL, École Pratique des Hautes Études - PSL, ESPCI Paris - PSL, Institut Curie, Mines Paris - PSL, Observatoire de Paris - PSL. Elle bénéficie du soutien de trois organismes de recherche : CNRS, Inria, Inserm. Elle dispose d'une fondation, la Fondation PSL.
Sa communauté (2.900 enseignants-chercheurs et 17.000 étudiants en formation initiale et continue) tire le meilleur parti du potentiel de ses 140 laboratoires pour bâtir de grands projets structurants, mais aussi des partenariats académiques ou industriels nationaux et internationaux. Sélective et engagée en faveur de l’égalité des chances, PSL est une université publique qui choisit ses étudiants pour leur talent et les forme au plus près de la recherche menée dans ses laboratoires. Elle fait d’eux des citoyens conscients de la responsabilité individuelle, sociale et environnementale.
Elle figure dans le top 50 des meilleures universités mondiales (Shanghai, Times Higher Education, QS, CWUR). Elle est aussi lauréate du programme d’investissement d’avenir (PIA).
Structure d'accueil
- L’équipe du Partage des Savoirs de PSL a pour mission d’élaborer et de mettre en œuvre une stratégie innovante de partage des savoirs au niveau de l’université. Composé de 5 personnes, elle travaille sous la responsabilité du vice-président Recherche Science et Société de PSL et est rattachée à la Direction de la Communication de PSL.
Missions
Activités principales
Mission principale :
Le/la gestionnaire assure un ensemble de tâches liées au fonctionnement de la direction et viendra en support des demandes ponctuelles des établissements. Il / elle participe à l’ensemble des activités administratives en lien avec les autres directions, notamment juridique et financière.
Le/la gestionnaire administratif -ve, sous l’autorité hiérarchique du Responsable de PSL – Partage des Savoirs et sous l’autorité fonctionnelle de la chargée de mission administrative et d’aide au pilotage opérationnel aura pour mission de :
- Faire les demandes d’engagement auprès de la Direction Financière, adresser les bons de commandes aux fournisseurs, suivre les factures
- Savoir rendre compte à la direction du service et à l’équipe du Partage des Savoirs
- Préparer et suivre les conventions et leurs avenants, ainsi que les décisions de financement, les enregistrer dans la base Conventions (ENT de PSL), suivre la signature par toutes les parties des conventions du service, adresser un exemplaire signé à toutes les parties
- Lancer les consultations auprès des prestataires ou fournisseurs en fonction des seuils de prestation ; le cas échéant être le relais du service des marchés de PSL au sein du service
- Suivre les dossiers du service, par mail ou sous parapheur, notamment auprès des services financier et juridique, les relancer, assurer la circulation de l’information.
- Suivre les aspects administratifs des appels à projets lancés par le service et / ou auxquels le service répond, les subventions reçues et accordées, les bilans financiers, relancer les porteurs de projets
- Assurer le suivi des dépenses de la direction, enregistrer/classer tous les justificatifs, enregistrer les Services Faits dans l’outil comptable PEP
Activités associées
- Tenir à jour les listes de diffusion des groupes de travail le cas échéant
- Rédiger les relevés de décisions des réunions
- Réserver les salles de réunions, faire les demandes spécifiques auprès de la direction Logistique de PSL et envoyer les liens visioconférences aux participants
- Aider les collègues du service dans la gestion des déplacements dans l’outil TRAVEL et assurer le suivi des dépenses des missions, les enregistrer
- Suivre les stocks de fournitures et passer commande le cas échéant
Logiciels métier utilisés dans le poste :
- Pack Office, Outlook, PEP, TRAVEL
Rattachement hiérarchique et fonctionnel
- Le gestionnaire administratif sera placé sous l’autorité hiérarchique de la directrice et sous l’autorité fonctionnelle de la chargée de mission administrative et d’aide au pilotage opérationnel
Profil du candidat
Savoir-faire opérationnel
- Rédaction fréquente et rapide de mails concis et précis
- Excellent niveau d’orthographe
- Rigueur dans le suivi des tableaux de bord
- Rendre compte, communiquer avec l’équipe et avec les bibliothèques
Compétences numériques
- Maîtrise des outils bureautiques
Compétences linguistiques
- Anglais : Niveau A2 / B1
Savoir-être
- Qualités relationnelles (nombreux interlocuteurs de différents niveaux)
- Réactivité
- Sens aigu du service
Diplôme et expérience professionnelle
- Niveau d’études minimum requis : BAC+2
- Domaine d’études et/ou d’expérience : Gestion administrative, financière, comptabilité
- Niveau d’expérience minimum requis : minimum 5 ans d’expérience
Non discrimination, ouverture et transparence
L'Université PSL s’engage à soutenir et promouvoir l’égalité, la diversité et l’inclusion au sein de ses communautés. Nous encourageons les candidatures issues de profils variés, que nous veillerons à sélectionner via un processus de recrutement ouvert et transparent.
Modalités de candidature
- CV et lettre de motivation
Contact
recrutement@psl.eu
Autres informations
Poste de catégorie B ouvert aux :
- Titulaires de la fonction publique par voie de détachement sur contrat
- Contractuels : CDD de 1 an renouvelable
- Temps de travail : 50%. 25 CP + 24 RTT /année complète à temps plein
- Télétravail selon politique de PSL et activités du service
- Ecole de formation interne
- Tickets restaurant
- Participation mutuelle santé
- Activités sportives
- Evènements culturels
Gestionnaire administratif et financier à mi-temps (F/H)
| Poste à pourvoirle 01/07/2023 | Localisation du poste
|
|---|---|
| Établissement PSL |
Environnement et contexte de travail
PSL (Paris Sciences & Lettres) est une université globale qui fait dialoguer tous les domaines du savoir et de la création en sciences, sciences économiques et sociales, humanités, ingénierie et en arts. Elle se compose de onze établissements : Collège de France, Conservatoire National Supérieur d'Art Dramatique - PSL, Dauphine - PSL, École nationale des chartes - PSL, École nationale supérieure de Chimie de Paris - PSL, École normale supérieure - PSL, École Pratique des Hautes Études - PSL, ESPCI Paris - PSL, Institut Curie, Mines Paris - PSL, Observatoire de Paris - PSL. Elle bénéficie du soutien de trois organismes de recherche : CNRS, Inria, Inserm. Elle dispose d'une fondation, la Fondation PSL.
Sa communauté (2.900 enseignants-chercheurs et 17.000 étudiants en formation initiale et continue) tire le meilleur parti du potentiel de ses 140 laboratoires pour bâtir de grands projets structurants, mais aussi des partenariats académiques ou industriels nationaux et internationaux. Sélective et engagée en faveur de l’égalité des chances, PSL est une université publique qui choisit ses étudiants pour leur talent et les forme au plus près de la recherche menée dans ses laboratoires. Elle fait d’eux des citoyens conscients de la responsabilité individuelle, sociale et environnementale.
Elle figure dans le top 50 des meilleures universités mondiales (Shanghai, Times Higher Education, QS, CWUR). Elle est aussi lauréate du programme d’investissement d’avenir (PIA).
Structure d'accueil
- L’équipe du Partage des Savoirs de PSL a pour mission d’élaborer et de mettre en œuvre une stratégie innovante de partage des savoirs au niveau de l’université. Composé de 5 personnes, elle travaille sous la responsabilité du vice-président Recherche Science et Société de PSL et est rattachée à la Direction de la Communication de PSL.
Missions
Activités principales
Mission principale :
Le/la gestionnaire assure un ensemble de tâches liées au fonctionnement de la direction et viendra en support des demandes ponctuelles des établissements. Il / elle participe à l’ensemble des activités administratives en lien avec les autres directions, notamment juridique et financière.
Le/la gestionnaire administratif -ve, sous l’autorité hiérarchique du Responsable de PSL – Partage des Savoirs et sous l’autorité fonctionnelle de la chargée de mission administrative et d’aide au pilotage opérationnel aura pour mission de :
- Faire les demandes d’engagement auprès de la Direction Financière, adresser les bons de commandes aux fournisseurs, suivre les factures
- Savoir rendre compte à la direction du service et à l’équipe du Partage des Savoirs
- Préparer et suivre les conventions et leurs avenants, ainsi que les décisions de financement, les enregistrer dans la base Conventions (ENT de PSL), suivre la signature par toutes les parties des conventions du service, adresser un exemplaire signé à toutes les parties
- Lancer les consultations auprès des prestataires ou fournisseurs en fonction des seuils de prestation ; le cas échéant être le relais du service des marchés de PSL au sein du service
- Suivre les dossiers du service, par mail ou sous parapheur, notamment auprès des services financier et juridique, les relancer, assurer la circulation de l’information.
- Suivre les aspects administratifs des appels à projets lancés par le service et / ou auxquels le service répond, les subventions reçues et accordées, les bilans financiers, relancer les porteurs de projets
- Assurer le suivi des dépenses de la direction, enregistrer/classer tous les justificatifs, enregistrer les Services Faits dans l’outil comptable PEP
Activités associées
- Tenir à jour les listes de diffusion des groupes de travail le cas échéant
- Rédiger les relevés de décisions des réunions
- Réserver les salles de réunions, faire les demandes spécifiques auprès de la direction Logistique de PSL et envoyer les liens visioconférences aux participants
- Aider les collègues du service dans la gestion des déplacements dans l’outil TRAVEL et assurer le suivi des dépenses des missions, les enregistrer
- Suivre les stocks de fournitures et passer commande le cas échéant
Logiciels métier utilisés dans le poste :
- Pack Office, Outlook, PEP, TRAVEL
Rattachement hiérarchique et fonctionnel
- Le gestionnaire administratif sera placé sous l’autorité hiérarchique de la directrice et sous l’autorité fonctionnelle de la chargée de mission administrative et d’aide au pilotage opérationnel
Profil du candidat
Savoir-faire opérationnel
- Rédaction fréquente et rapide de mails concis et précis
- Excellent niveau d’orthographe
- Rigueur dans le suivi des tableaux de bord
- Rendre compte, communiquer avec l’équipe et avec les bibliothèques
Compétences numériques
- Maîtrise des outils bureautiques
Compétences linguistiques
- Anglais : Niveau A2 / B1
Savoir-être
- Qualités relationnelles (nombreux interlocuteurs de différents niveaux)
- Réactivité
- Sens aigu du service
Diplôme et expérience professionnelle
- Niveau d’études minimum requis : BAC+2
- Domaine d’études et/ou d’expérience : Gestion administrative, financière, comptabilité
- Niveau d’expérience minimum requis : minimum 5 ans d’expérience
Non discrimination, ouverture et transparence
L'Université PSL s’engage à soutenir et promouvoir l’égalité, la diversité et l’inclusion au sein de ses communautés. Nous encourageons les candidatures issues de profils variés, que nous veillerons à sélectionner via un processus de recrutement ouvert et transparent.
Modalités de candidature
- CV et lettre de motivation
Contact
recrutement@psl.eu
Autres informations
Poste de catégorie B ouvert aux :
- Titulaires de la fonction publique par voie de détachement sur contrat
- Contractuels : CDD de 1 an renouvelable
- Temps de travail : 50%. 25 CP + 24 RTT /année complète à temps plein
- Télétravail selon politique de PSL et activités du service
- Ecole de formation interne
- Tickets restaurant
- Participation mutuelle santé
- Activités sportives
- Evènements culturels
| Poste ouvert aux BOE |
|---|
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