Gestionnaire administratif (F/H)

Poste à pourvoir
Dès que possible
Localisation du poste
École normale supérieure - PSL
45 rue d’Ulm 75230 Paris cedex 05
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Environnement et contexte de travail

Créée en 1794, l'École normale supérieure - PSL (ENS - PSL) est un établissement d'enseignement supérieur et de recherche dont  l'activité recouvre l'essentiel des disciplines scientifiques et littéraires. Établissement d'élite qui recrute les tout meilleurs étudiants en France et à l'étranger, via le système des concours et des classes préparatoires, mais aussi par sélection sur dossier et entretien, l'ENS - PSL  jouit d'un grand prestige international par la qualité de ses étudiants mais aussi par la réputation de ses centres de recherche, en particulier en mathématiques, physique, biologie, sciences  cognitives,  philosophie, et sciences de l'antiquité. L’École compte 37 unités mixtes de recherche.

 

Notre établissement fait partie de l'Université PSL. Située au cœur de Paris, celle-ci fait dialoguer tous les domaines du savoir, de l'innovation et de la création. Classée parmi les 50 premières universités mondiales, elle forme au plus près de la recherche des chercheurs, artistes, ingénieurs, entrepreneurs ou dirigeants conscients de leur responsabilité sociale, individuelle et collective.

Structure d'accueil

Au sein du service Logistique et Technique (SLT), composé de cinq pôles, le(la) gestionnaire administratif(-ive) est intégré(e) au pôle Service à l’Usager (PSU) et placé(e) sous l’autorité de son responsable. Il(Elle) travaille avec l’ensemble du pôle composé de 11 agents. Il(Elle) travaille également avec l’ensemble des agents du SLT composé de 54 personnes. Au sein de l’établissement, il(elle) est amené(e) à travailler avec l’ensemble des personnels enseignants et administratifs, ainsi que les élèves et étudiants. En externe, ses relations de travail sont les fournisseurs et les prestataires de service.

Missions

Activités principales

Missions principales

 

Le(La) gestionnaire administratif(-ive) assure les fonctions de chef(fe) d’équipe au sein du pôle Service à l’Usager (PSU). Il(Elle) est en charge d’encadrer un agent du bureau « cartes et réservation de salles », trois agents des loges d’accueil ainsi que les intérimaires du prestataire d’accueil. Il(Elle) assure l’organisation et la coordination du bureau « cartes et réservations de salles », assure la continuité de service des trois loges d’accueil du campus Panthéon et est amené(e) à assurer des fonctions polyvalentes d’accueil et de gestion au sein du service Logistique et Technique.

 

Activités principales

 

  • Assurer l’encadrement du bureau « cartes et réservation de salles » et des loges d’accueil
    • Organiser, encadrer et contrôler l’exécution des tâches ;
    • Assurer l’interface entre sa hiérarchie et les équipes ;
    • Rédiger des comptes rendus et des rapports liés à l’activité.

 

  • Assurer l’organisation et la gestion des campagnes de réservation des salles
    • Préparer le lancement des deux campagnes annuelles de réservation des salles ;
    • Réceptionner, classer et traiter les demandes de réservation dans le cadre de ces campagnes ;
    • Assurer le suivi quotidien des réservations de salles (nouvelle demande, modification, annulation), hors campagnes.

 

  • Gérer les demandes de création, de renouvellement et de remplacement des cartes multifonction

 

  • Assurer le suivi et la gestion du marché lié aux prestations d’accueil
    • Assurer l’interface avec le titulaire du marché ;
    • Encadrer et piloter le planning des loges ;
    • Assurer le suivi des prestations ;
    • Planifier les réunions avec le titulaire du marché ;
    • Remplacer les agents de loges, le cas échéant, afin d’assurer la continuité du service.

 

  • Participer à la gestion administrative du service en appliquant les procédures dédiées
    • Assurer l’accueil physique et téléphonique des usagers internes et externes à l’établissement ;
    • Élaborer, renseigner et suivre les tableaux de bord liés aux activités ;
    • Participer à la mise à jour de procédures.

Profil du candidat

Savoirs et compétences attendus

    • Connaissance des marchés publics (notions de base)
    • Connaissances budgétaires (notions de base)
    • Maîtrise de l’anglais dans un contexte professionnel (niveau intermédiaire)

Savoir-faire opérationnel

    • Rendre compte, à l’écrit comme à l’oral, à sa hiérarchie
    • Savoir planifier, contrôler et prioriser ses activités dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
    • Communiquer, faire preuve de pédagogie et s’adapter aux divers interlocuteurs
    • Mettre en œuvre des procédures et des règles
    • Maitriser les outils de messagerie (Outlook) et de bureautique (Word, Excel et PowerPoint)
    • S’adapter rapidement à l’utilisation de logiciels de gestion internes à l’établissement (MRBS)
    • Encadrer et animer une équipe

Savoir-être

    • Faire preuve d’autonomie et de réactivité
    • Avoir le sens de l’organisation et de l’anticipation
    • Être capable de travailler en équipe
    • Avoir le sens du relationnel
    • Être disponible (contrainte de calendrier de gestion)
    • Être rigoureux(-se) et force de proposition

Diplôme et expérience professionnelle

BAC

Conditions d'activité particulières

Spécificités du poste

 

  • En contact quotidien avec les usagers et les prestataires
  • Usage de l’anglais dans un cadre professionnel
  • Calendrier de gestion variable nécessitant de la disponibilité

Non discrimination, ouverture et transparence

Notre établissement, comme l'ensemble de l'Université PSL, s’engage à soutenir et promouvoir l’égalité, la diversité et l’inclusion au sein de ses communautés. Nous encourageons les candidatures issues de profils variés, que nous veillerons à sélectionner via un processus de recrutement ouvert et transparent.

Modalités de recrutement

Nous vous remercions d’envoyer votre candidature (lettre de motivation et CV) à recrutement-logistique@ens.psl.eu

Modalités de candidature

Procédure de candidature : les candidatures (lettre de motivation et CV) sont à envoyer à recrutement-logistique@ens.psl.eu

Contact

recrutement-logistique@ens.psl.eu

Autres informations

RémunérationRémunération selon grille et expérience
Type de contrat / de posteCDD TECH
Durée du contrat12 mois
Publié le 05/09/2023
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Gestionnaire administratif (F/H)

Poste à pourvoir Dès que possible Localisation du poste 45 rue d’Ulm 75230 Paris cedex 05
Établissement École normale supérieure - PSL

Environnement et contexte de travail

Créée en 1794, l'École normale supérieure - PSL (ENS - PSL) est un établissement d'enseignement supérieur et de recherche dont  l'activité recouvre l'essentiel des disciplines scientifiques et littéraires. Établissement d'élite qui recrute les tout meilleurs étudiants en France et à l'étranger, via le système des concours et des classes préparatoires, mais aussi par sélection sur dossier et entretien, l'ENS - PSL  jouit d'un grand prestige international par la qualité de ses étudiants mais aussi par la réputation de ses centres de recherche, en particulier en mathématiques, physique, biologie, sciences  cognitives,  philosophie, et sciences de l'antiquité. L’École compte 37 unités mixtes de recherche.

 

Notre établissement fait partie de l'Université PSL. Située au cœur de Paris, celle-ci fait dialoguer tous les domaines du savoir, de l'innovation et de la création. Classée parmi les 50 premières universités mondiales, elle forme au plus près de la recherche des chercheurs, artistes, ingénieurs, entrepreneurs ou dirigeants conscients de leur responsabilité sociale, individuelle et collective.

Structure d'accueil

Au sein du service Logistique et Technique (SLT), composé de cinq pôles, le(la) gestionnaire administratif(-ive) est intégré(e) au pôle Service à l’Usager (PSU) et placé(e) sous l’autorité de son responsable. Il(Elle) travaille avec l’ensemble du pôle composé de 11 agents. Il(Elle) travaille également avec l’ensemble des agents du SLT composé de 54 personnes. Au sein de l’établissement, il(elle) est amené(e) à travailler avec l’ensemble des personnels enseignants et administratifs, ainsi que les élèves et étudiants. En externe, ses relations de travail sont les fournisseurs et les prestataires de service.

Missions

Activités principales

Missions principales

 

Le(La) gestionnaire administratif(-ive) assure les fonctions de chef(fe) d’équipe au sein du pôle Service à l’Usager (PSU). Il(Elle) est en charge d’encadrer un agent du bureau « cartes et réservation de salles », trois agents des loges d’accueil ainsi que les intérimaires du prestataire d’accueil. Il(Elle) assure l’organisation et la coordination du bureau « cartes et réservations de salles », assure la continuité de service des trois loges d’accueil du campus Panthéon et est amené(e) à assurer des fonctions polyvalentes d’accueil et de gestion au sein du service Logistique et Technique.

 

Activités principales

 

  • Assurer l’encadrement du bureau « cartes et réservation de salles » et des loges d’accueil
    • Organiser, encadrer et contrôler l’exécution des tâches ;
    • Assurer l’interface entre sa hiérarchie et les équipes ;
    • Rédiger des comptes rendus et des rapports liés à l’activité.

 

  • Assurer l’organisation et la gestion des campagnes de réservation des salles
    • Préparer le lancement des deux campagnes annuelles de réservation des salles ;
    • Réceptionner, classer et traiter les demandes de réservation dans le cadre de ces campagnes ;
    • Assurer le suivi quotidien des réservations de salles (nouvelle demande, modification, annulation), hors campagnes.

 

  • Gérer les demandes de création, de renouvellement et de remplacement des cartes multifonction

 

  • Assurer le suivi et la gestion du marché lié aux prestations d’accueil
    • Assurer l’interface avec le titulaire du marché ;
    • Encadrer et piloter le planning des loges ;
    • Assurer le suivi des prestations ;
    • Planifier les réunions avec le titulaire du marché ;
    • Remplacer les agents de loges, le cas échéant, afin d’assurer la continuité du service.

 

  • Participer à la gestion administrative du service en appliquant les procédures dédiées
    • Assurer l’accueil physique et téléphonique des usagers internes et externes à l’établissement ;
    • Élaborer, renseigner et suivre les tableaux de bord liés aux activités ;
    • Participer à la mise à jour de procédures.

Profil du candidat

Savoirs et compétences attendus

    • Connaissance des marchés publics (notions de base)
    • Connaissances budgétaires (notions de base)
    • Maîtrise de l’anglais dans un contexte professionnel (niveau intermédiaire)

Savoir-faire opérationnel

    • Rendre compte, à l’écrit comme à l’oral, à sa hiérarchie
    • Savoir planifier, contrôler et prioriser ses activités dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
    • Communiquer, faire preuve de pédagogie et s’adapter aux divers interlocuteurs
    • Mettre en œuvre des procédures et des règles
    • Maitriser les outils de messagerie (Outlook) et de bureautique (Word, Excel et PowerPoint)
    • S’adapter rapidement à l’utilisation de logiciels de gestion internes à l’établissement (MRBS)
    • Encadrer et animer une équipe

Savoir-être

    • Faire preuve d’autonomie et de réactivité
    • Avoir le sens de l’organisation et de l’anticipation
    • Être capable de travailler en équipe
    • Avoir le sens du relationnel
    • Être disponible (contrainte de calendrier de gestion)
    • Être rigoureux(-se) et force de proposition

Diplôme et expérience professionnelle

BAC

Conditions d'activité particulières

Spécificités du poste

 

  • En contact quotidien avec les usagers et les prestataires
  • Usage de l’anglais dans un cadre professionnel
  • Calendrier de gestion variable nécessitant de la disponibilité

Non discrimination, ouverture et transparence

Notre établissement, comme l'ensemble de l'Université PSL, s’engage à soutenir et promouvoir l’égalité, la diversité et l’inclusion au sein de ses communautés. Nous encourageons les candidatures issues de profils variés, que nous veillerons à sélectionner via un processus de recrutement ouvert et transparent.

Modalités de recrutement

Nous vous remercions d’envoyer votre candidature (lettre de motivation et CV) à recrutement-logistique@ens.psl.eu

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Procédure de candidature : les candidatures (lettre de motivation et CV) sont à envoyer à recrutement-logistique@ens.psl.eu

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Rémunération : Rémunération selon grille et expérience
Type de contrat / de poste : CDD TECH
Durée du contrat : 12 mois
Publié le 05/09/2023

L'Université PSL (Paris Sciences & Lettres)