Responsable administratif (F/M)

Hiring date
08/01/2024
Location

A propos du campus de la Porte Dauphine : Situé au cœur de Paris, le campus de la porte Dauphine est facilement accessible en transport en commun (RER C, ligne 2) et situé à proximité des Champs-Élysées et du bois de Boulogne.

dauphine psl logo

Working environment and context

Our institution is part of PSL University. Located in the heart of Paris, it brings together all areas of knowledge, innovation and creation. Ranked among the top 50 universities in the world, it trains researchers, artists, engineers, entrepreneurs and managers who are aware of their social, individual and collective responsibility in the field of research.

Hosting structure

Le Département Master Sciences des Organisations (MSO) organise et développe l’ensemble des enseignements de niveau master dans les domaines du droit, de l’économie, de la finance, du management et des sciences sociales. MSO propose des Masters (1ère et 2ème année), des Diplômes d’Université (DU), des Magistères, une année de césure entre la 1ère et la 2ème année de master et des doubles-diplômes avec des universités étrangères.

Missions

Main tasks

Le responsable administratif du Département MSO coordonne les moyens humains et matériels nécessaires à la réalisation des objectifs du Département MSO. Il gère les différentes activités du service : scolarité, apprentissage, pôle Finance, dans le respect des règles et procédures de l’Université. Il encadre une équipe d’une cinquantaine de personnes dont une dizaine en encadrement direct. 


1-    Pilotage administratif du département MSO 

•    Piloter et coordonner la scolarité en lien avec les responsables de pôles Scolarité du département et le pôle Apogée
•    Organiser le conseil du département : préparation des dossiers soumis au vote, responsabilité des procès-verbaux et coordination de l’organisation matérielle des conseils
•    Participer aux différentes instances administratives de l’université 
•    Faire respecter les procédures administratives de l’établissement
•    Piloter administrativement la mise en place de nouveaux parcours ou programmes
•    Suivre et piloter les contrats et conventions existantes (mise à jour, renouvellement et suivi financier) et piloter les nouveaux projets de partenariats
•    Assurer une veille sur les sources potentielles de ressources propres
•    Piloter l’apprentissage en lien avec les les responsables de pôle scolarité et le CFA
•    Assurer les collectes de données (évaluations, habilitations, accréditations, statistiques, demandes spécifiques d’autres services de l’Université et en particulier de la DAP ainsi que de PSL)
•    En lien avec la responsable du pôle communication, mettre en place les différentes actions de communication du département
•    Réfléchir à toute innovation organisationnelle et procédurale pouvant améliorer le fonctionnement du département (démarche qualité)
•    Être le référent du département MSO sur le domaine numérique : contribuer à la mise en place des nouveaux outils numériques, coordonner l’organisation des formations aux outils numériques
•    Assurer le suivi administratif du développement de l’international au sein de MSO, en lien avec la Direction des Affaires Internationales (DAI) et la direction du département (mobilité étudiante, doubles diplômes...). 
•    Assurer la veille juridique sur les sujets administratifs.

2-    Pilotage financier

•    Piloter la construction des budgets (initiaux et rectificatifs) du Département en concertation avec le Directeur du Département et le responsable adjoint Finance et en cohérence avec la LOB (Lettre d’Orientation Budgétaire) et la note technique ; participation au dialogue budgétaire
•    Superviser le contrôle des dépenses en lien avec le service Finance et dans le respect de l’enveloppe budgétaire
•    Certification des services faits en cas de nécessité (absences)
•    Suivre le pilotage des heures d’enseignement en lien avec le responsable adjoint Finance
•    Piloter le contrôle interne, en lien et avec l’appui du service Finance

3-    Encadrement

Encadrer, animer et diriger l’équipe des Responsables de pôles scolarité, le pôle des stages, le Pôle Apogée, le Pôle Communication ainsi que les chargés de projets :
•    Gérer le recrutement de l’équipe
•    Gérer les horaires, congés, télétravail dans le respect de la politique RH
•    Evaluer les besoins en formation
•    Conduire les entretiens professionnels et appliquer la politique de gestion de carrières 
•    Piloter la mise en application de la politique indemnitaire de fin d’année de l’établissement en lien avec la DRH 
 

Cette fiche de poste est susceptible d’évoluer en fonction des nécessités du service et des directives données par la direction.

 

Rattachement hiérarchique et fonctionnel

Le poste est rattaché au Département MSO sous l’autorité hiérarchique du Directeur Général des Services et avec un rattachement fonctionnel au Directeur du Département MSO.

Applicant profile

Knowkedge and qualifications expected

•    Connaissance du fonctionnement de l’enseignement supérieur et de la recherche 
•    Compétences en management 
•    Maîtrise de la gestion budgétaire et comptable publique
•    Maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs (environnement Office 365), en particulier Excel 
•    Capacité à utiliser des logiciels métier spécifiques (SIFAC, Formalink, MyCandidature, ADE, Moodle...)
 

Soft skills

•    Gestion des priorités
•    Qualités relationnelles
•    Aisance rédactionnelle
•    Esprit d’analyse et de synthèse
•    Sens de l’organisation, rigueur
•    Esprit d’initiative
•    Autonomie et goût du travail en équipe

Specific requirements

Pics d’activité en fonction des calendriers pédagogique et budgétaire.

Non discrimination, openness and transparency

Our institution, like PSL University as a whole, is committed to supporting and promoting equality, diversity and inclusion within its communities. We encourage applications from a variety of backgrounds, which we will ensure are selected through an open and transparent recruitment process.

Application process

Envoyer un CV et une lettre de motivation à : job-ref-1fl0tzh7b8@emploi.beetween.com

Contact

job-ref-1fl0tzh7b8@emploi.beetween.com

Other information

•    RIFSEEP : Groupe 1
•    Temps plein : 35h hebdo du lundi au vendredi ;
•    45 jours de congés payés ;
•    Télétravail : possible à raison de 1 jour par semaine (les six premiers mois) puis 3 jours maximum pour un temps plein après six mois d’ancienneté, si les missions le permettent et après accord du manager ;
 

Des Avantages sociaux tels que :

Crèche
Offres de restauration
Billetterie Loisirs
Salles de sport
Participation forfaitaire Mutuelle
Transport et mobilité durable
 

Un Accompagnement personnalisé :

Accompagnement à la prise de poste
Formations via notre Ecole interne
Préparation concours
Développement des compétences et de la carrière
LinkedIn Learning
 

WageÀ négocier suivant le profil + prime de fin d’année
Type de contrat / de posteCatégorie A - Titulaire ou contractuel
Durée du contratCDD 12 mois renouvelable
Quotité de travailTemps complet
Published on 03/11/2023
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Responsable administratif (F/M)

Hiring date 08/01/2024 Location

A propos du campus de la Porte Dauphine : Situé au cœur de Paris, le campus de la porte Dauphine est facilement accessible en transport en commun (RER C, ligne 2) et situé à proximité des Champs-Élysées et du bois de Boulogne.

School Dauphine - PSL

Working environment and context

 

Notre établissement fait partie de l'Université PSL. Située au cœur de Paris, celle-ci fait dialoguer tous les domaines du savoir, de l'innovation et de la création. Classée parmi les 50 premières universités mondiales, elle forme au plus près de la recherche des chercheurs, artistes, ingénieurs, entrepreneurs ou dirigeants conscients de leur responsabilité sociale, individuelle et collective.

Hosting structure

Le Département Master Sciences des Organisations (MSO) organise et développe l’ensemble des enseignements de niveau master dans les domaines du droit, de l’économie, de la finance, du management et des sciences sociales. MSO propose des Masters (1ère et 2ème année), des Diplômes d’Université (DU), des Magistères, une année de césure entre la 1ère et la 2ème année de master et des doubles-diplômes avec des universités étrangères.

Missions

Main tasks

Le responsable administratif du Département MSO coordonne les moyens humains et matériels nécessaires à la réalisation des objectifs du Département MSO. Il gère les différentes activités du service : scolarité, apprentissage, pôle Finance, dans le respect des règles et procédures de l’Université. Il encadre une équipe d’une cinquantaine de personnes dont une dizaine en encadrement direct. 


1-    Pilotage administratif du département MSO 

•    Piloter et coordonner la scolarité en lien avec les responsables de pôles Scolarité du département et le pôle Apogée
•    Organiser le conseil du département : préparation des dossiers soumis au vote, responsabilité des procès-verbaux et coordination de l’organisation matérielle des conseils
•    Participer aux différentes instances administratives de l’université 
•    Faire respecter les procédures administratives de l’établissement
•    Piloter administrativement la mise en place de nouveaux parcours ou programmes
•    Suivre et piloter les contrats et conventions existantes (mise à jour, renouvellement et suivi financier) et piloter les nouveaux projets de partenariats
•    Assurer une veille sur les sources potentielles de ressources propres
•    Piloter l’apprentissage en lien avec les les responsables de pôle scolarité et le CFA
•    Assurer les collectes de données (évaluations, habilitations, accréditations, statistiques, demandes spécifiques d’autres services de l’Université et en particulier de la DAP ainsi que de PSL)
•    En lien avec la responsable du pôle communication, mettre en place les différentes actions de communication du département
•    Réfléchir à toute innovation organisationnelle et procédurale pouvant améliorer le fonctionnement du département (démarche qualité)
•    Être le référent du département MSO sur le domaine numérique : contribuer à la mise en place des nouveaux outils numériques, coordonner l’organisation des formations aux outils numériques
•    Assurer le suivi administratif du développement de l’international au sein de MSO, en lien avec la Direction des Affaires Internationales (DAI) et la direction du département (mobilité étudiante, doubles diplômes...). 
•    Assurer la veille juridique sur les sujets administratifs.

2-    Pilotage financier

•    Piloter la construction des budgets (initiaux et rectificatifs) du Département en concertation avec le Directeur du Département et le responsable adjoint Finance et en cohérence avec la LOB (Lettre d’Orientation Budgétaire) et la note technique ; participation au dialogue budgétaire
•    Superviser le contrôle des dépenses en lien avec le service Finance et dans le respect de l’enveloppe budgétaire
•    Certification des services faits en cas de nécessité (absences)
•    Suivre le pilotage des heures d’enseignement en lien avec le responsable adjoint Finance
•    Piloter le contrôle interne, en lien et avec l’appui du service Finance

3-    Encadrement

Encadrer, animer et diriger l’équipe des Responsables de pôles scolarité, le pôle des stages, le Pôle Apogée, le Pôle Communication ainsi que les chargés de projets :
•    Gérer le recrutement de l’équipe
•    Gérer les horaires, congés, télétravail dans le respect de la politique RH
•    Evaluer les besoins en formation
•    Conduire les entretiens professionnels et appliquer la politique de gestion de carrières 
•    Piloter la mise en application de la politique indemnitaire de fin d’année de l’établissement en lien avec la DRH 
 

Cette fiche de poste est susceptible d’évoluer en fonction des nécessités du service et des directives données par la direction.

 

Rattachement hiérarchique et fonctionnel

Le poste est rattaché au Département MSO sous l’autorité hiérarchique du Directeur Général des Services et avec un rattachement fonctionnel au Directeur du Département MSO.

Applicant profile

Knowkedge and qualifications expected

•    Connaissance du fonctionnement de l’enseignement supérieur et de la recherche 
•    Compétences en management 
•    Maîtrise de la gestion budgétaire et comptable publique
•    Maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs (environnement Office 365), en particulier Excel 
•    Capacité à utiliser des logiciels métier spécifiques (SIFAC, Formalink, MyCandidature, ADE, Moodle...)
 

Soft skills

•    Gestion des priorités
•    Qualités relationnelles
•    Aisance rédactionnelle
•    Esprit d’analyse et de synthèse
•    Sens de l’organisation, rigueur
•    Esprit d’initiative
•    Autonomie et goût du travail en équipe

Specific requirements

Pics d’activité en fonction des calendriers pédagogique et budgétaire.

Non discrimination, ouverture et transparence

Notre établissement, comme l'ensemble de l'Université PSL, s’engage à soutenir et promouvoir l’égalité, la diversité et l’inclusion au sein de ses communautés. Nous encourageons les candidatures issues de profils variés, que nous veillerons à sélectionner via un processus de recrutement ouvert et transparent.

Application process

Envoyer un CV et une lettre de motivation à : job-ref-1fl0tzh7b8@emploi.beetween.com

Contact

job-ref-1fl0tzh7b8@emploi.beetween.com

Other information

•    RIFSEEP : Groupe 1
•    Temps plein : 35h hebdo du lundi au vendredi ;
•    45 jours de congés payés ;
•    Télétravail : possible à raison de 1 jour par semaine (les six premiers mois) puis 3 jours maximum pour un temps plein après six mois d’ancienneté, si les missions le permettent et après accord du manager ;
 

Des Avantages sociaux tels que :

Crèche
Offres de restauration
Billetterie Loisirs
Salles de sport
Participation forfaitaire Mutuelle
Transport et mobilité durable
 

Un Accompagnement personnalisé :

Accompagnement à la prise de poste
Formations via notre Ecole interne
Préparation concours
Développement des compétences et de la carrière
LinkedIn Learning
 

Wage : À négocier suivant le profil + prime de fin d’année
Type de contrat / de poste : Catégorie A - Titulaire ou contractuel
Durée du contrat : CDD 12 mois renouvelable
Published on 03/11/2023

Université PSL (Paris Sciences & Lettres)