Gestionnaire administratif DPT PHYS pôle enseignants (F/M)

Hiring date
22/07/2022
Location
École normale supérieure - PSL
45 rue d’Ulm 75230 Paris cedex 05
logo ens

Working environment and context

Created in 1794, the École normale supérieure - PSL (ENS - PSL) is a higher education and research institution whose activities cover most scientific and literary disciplines. An elite establishment which recruits the very best students in France and abroad, via the competitive examination system and preparatory classes, but also by selection on the basis of a dossier and interview, the ENS - PSL enjoys great international prestige through the quality of its students but also through the reputation of its research centres, particularly in mathematics, physics, biology, cognitive sciences, philosophy and the sciences of antiquity. The School has 37 joint research units.

Our institution is part of PSL University. Located in the heart of Paris, it brings together all areas of knowledge, innovation and creation. Ranked among the top 50 universities in the world, it trains researchers, artists, engineers, entrepreneurs and managers who are aware of their social, individual and collective responsibility in the field of research.

Missions

Main tasks

Mission(s) principale(s) :

Assure le suivi administratif des enseignants et des enseignements du département (master première et deuxième année) ;

Est en charge des relations avec les institutions partenaires.

Place du poste dans l’organisation :

Ce poste est rattaché au département de physique sous la responsabilité du responsable administratif du département ;

Au sein du pôle enseignement, le poste implique une collaboration étroite avec le directeur du Master Quantum Engineering et fonctionnellement aux autres agents du secrétariat pédagogique.

 

Champ des relations :

Internes : relations avec les étudiants et les professeurs, enseignants, enseignants-chercheurs et chercheurs du département de physique, les personnels et l’administration de l’Ecole normale supérieure ; relation de travail étroite avec les autres agents du secrétariat pédagogique ;

Externes : relations avec les professeurs, enseignants, enseignants-chercheurs, chercheurs et les personnels administratifs des institutions partenaires ;

Relations avec des prestataires extérieurs si nécessaire.

 

Activités et responsabilités :

Interlocuteur(trice) privilégié(e) des étudiants, institutions partenaires et des enseignants, en charge de :

 

Gestion pédagogique des étudiants : 

- Suivi des inscriptions administratives et inscriptions pédagogiques

- Préparation et gestion des examens de première et seconde session

    • Préparer et participer aux jurys de semestre et de diplôme (collecte des notes auprès des enseignants et si nécessaire saisie dans le support ad hoc)
    • Gestion des résultats : édition des relevés de notes, procès-verbaux…

 

Suivi administratif des enseignants :

- Mise en œuvre du processus de sélection des étudiants : publication des résultats et suivi des réponses des candidats (acceptation ou refus d’admission), édition et envoi des certificats d’admission

- Mise à jour de la base de données en ce qui concerne les enseignants et les enseignements ;

- Participation à l’élaboration d’indicateurs statistiques propres à l’enseignement supérieur ;

- En lien avec le service des Ressources Humaines, suivi du paiement des enseignements et des heures complémentaires ;

 

Accueil du public et communication :

- Accueillir et informer les usagers du service (accueil physique, téléphonique et par mail).

- Mettre à jour le site institutionnel de la formation ; (il s’agit ici de mettre à jour les informations sur le Master QE sur le nouveau site internet du département, sur lequel apparaitront aussi les infos dédiées à ICFP, la licence…)

 

Gestion logistique :

- Mise en place et suivi des emplois du temps et du calendrier universitaire ;

- Réservation des salles ;

- Participer à la logistique générale des examens (dépôt des feuilles d’examens, tirage des sujets…) ;

- Prendre en charge les demandes de reprographie (supports de cours…).

 

Missions annexes :

-  Gérer la réservation des salles du département ;

- Participer à l'organisation des différents évènements pédagogiques : pot de rentrée, séminaires, Journée X ENS…

- Mettre à jour et alimenter le site internet de l’enseignement.

Applicant profile

Knowkedge and qualifications expected

Compétences :

Aisance dans l’utilisation des outils de bureautique (Word, Excel, publipostage, mise à jour site internet – spip – base de données, saisie informatique);

Maitrise des outils de communication (internet, site web, messagerie électronique) ;

Savoir recueillir, traiter et transmettre les informations ;

Savoir organiser et planifier ses activités ;

Savoir accueillir différents interlocuteurs.

Connaissances :

Connaître l’organisation et le fonctionnement de l’enseignement supérieur français ;

Posséder une bonne expression écrite et orale ;

Capacité à travailler et communiquer en anglais (lu, écrit, parlé).

Soft skills

Compétences relationnelles :

Faire preuve d’autonomie (à partir des directives générales données par le responsable) ;

Savoir s’adapter aux situations nouvelles ;

Avoir le sens des responsabilités ;

Être réactif/dynamique ;

Avoir le sens du travail en équipe.

Non discrimination, openness and transparency

Our institution, like PSL University as a whole, is committed to supporting and promoting equality, diversity and inclusion within its communities. We encourage applications from a variety of backgrounds, which we will ensure are selected through an open and transparent recruitment process.

Application process

Envoi du CV et LM aux adresses suivantes :

carlo.sirtori@ens.fr et philippe.goldner@chimieparistech.psl.eu

Contact

carlo.sirtori@ens.fr

Other information

Poste catégorie B, technicien

1 à 2 jours de travail sur le site de Montrouge

Branche d’activité ProfessionnelleBAP J
WageSelon grille et expérience
Type de contrat / de posteCDD de 12 mois
Published on 03/08/2022
logo ens

Gestionnaire administratif DPT PHYS pôle enseignants (F/M)

Hiring date 22/07/2022 Location 45 rue d’Ulm 75230 Paris cedex 05
School École normale supérieure - PSL

Working environment and context

Created in 1794, the École normale supérieure - PSL (ENS - PSL) is a higher education and research institution whose activities cover most scientific and literary disciplines. An elite establishment which recruits the very best students in France and abroad, via the competitive examination system and preparatory classes, but also by selection on the basis of a dossier and interview, the ENS - PSL enjoys great international prestige through the quality of its students but also through the reputation of its research centres, particularly in mathematics, physics, biology, cognitive sciences, philosophy and the sciences of antiquity. The School has 37 joint research units.

 

Notre établissement fait partie de l'Université PSL. Située au cœur de Paris, celle-ci fait dialoguer tous les domaines du savoir, de l'innovation et de la création. Classée parmi les 50 premières universités mondiales, elle forme au plus près de la recherche des chercheurs, artistes, ingénieurs, entrepreneurs ou dirigeants conscients de leur responsabilité sociale, individuelle et collective.

Missions

Main tasks

Mission(s) principale(s) :

Assure le suivi administratif des enseignants et des enseignements du département (master première et deuxième année) ;

Est en charge des relations avec les institutions partenaires.

Place du poste dans l’organisation :

Ce poste est rattaché au département de physique sous la responsabilité du responsable administratif du département ;

Au sein du pôle enseignement, le poste implique une collaboration étroite avec le directeur du Master Quantum Engineering et fonctionnellement aux autres agents du secrétariat pédagogique.

 

Champ des relations :

Internes : relations avec les étudiants et les professeurs, enseignants, enseignants-chercheurs et chercheurs du département de physique, les personnels et l’administration de l’Ecole normale supérieure ; relation de travail étroite avec les autres agents du secrétariat pédagogique ;

Externes : relations avec les professeurs, enseignants, enseignants-chercheurs, chercheurs et les personnels administratifs des institutions partenaires ;

Relations avec des prestataires extérieurs si nécessaire.

 

Activités et responsabilités :

Interlocuteur(trice) privilégié(e) des étudiants, institutions partenaires et des enseignants, en charge de :

 

Gestion pédagogique des étudiants : 

- Suivi des inscriptions administratives et inscriptions pédagogiques

- Préparation et gestion des examens de première et seconde session

    • Préparer et participer aux jurys de semestre et de diplôme (collecte des notes auprès des enseignants et si nécessaire saisie dans le support ad hoc)
    • Gestion des résultats : édition des relevés de notes, procès-verbaux…

 

Suivi administratif des enseignants :

- Mise en œuvre du processus de sélection des étudiants : publication des résultats et suivi des réponses des candidats (acceptation ou refus d’admission), édition et envoi des certificats d’admission

- Mise à jour de la base de données en ce qui concerne les enseignants et les enseignements ;

- Participation à l’élaboration d’indicateurs statistiques propres à l’enseignement supérieur ;

- En lien avec le service des Ressources Humaines, suivi du paiement des enseignements et des heures complémentaires ;

 

Accueil du public et communication :

- Accueillir et informer les usagers du service (accueil physique, téléphonique et par mail).

- Mettre à jour le site institutionnel de la formation ; (il s’agit ici de mettre à jour les informations sur le Master QE sur le nouveau site internet du département, sur lequel apparaitront aussi les infos dédiées à ICFP, la licence…)

 

Gestion logistique :

- Mise en place et suivi des emplois du temps et du calendrier universitaire ;

- Réservation des salles ;

- Participer à la logistique générale des examens (dépôt des feuilles d’examens, tirage des sujets…) ;

- Prendre en charge les demandes de reprographie (supports de cours…).

 

Missions annexes :

-  Gérer la réservation des salles du département ;

- Participer à l'organisation des différents évènements pédagogiques : pot de rentrée, séminaires, Journée X ENS…

- Mettre à jour et alimenter le site internet de l’enseignement.

Applicant profile

Knowkedge and qualifications expected

Compétences :

Aisance dans l’utilisation des outils de bureautique (Word, Excel, publipostage, mise à jour site internet – spip – base de données, saisie informatique);

Maitrise des outils de communication (internet, site web, messagerie électronique) ;

Savoir recueillir, traiter et transmettre les informations ;

Savoir organiser et planifier ses activités ;

Savoir accueillir différents interlocuteurs.

Connaissances :

Connaître l’organisation et le fonctionnement de l’enseignement supérieur français ;

Posséder une bonne expression écrite et orale ;

Capacité à travailler et communiquer en anglais (lu, écrit, parlé).

Soft skills

Compétences relationnelles :

Faire preuve d’autonomie (à partir des directives générales données par le responsable) ;

Savoir s’adapter aux situations nouvelles ;

Avoir le sens des responsabilités ;

Être réactif/dynamique ;

Avoir le sens du travail en équipe.

Non discrimination, ouverture et transparence

Notre établissement, comme l'ensemble de l'Université PSL, s’engage à soutenir et promouvoir l’égalité, la diversité et l’inclusion au sein de ses communautés. Nous encourageons les candidatures issues de profils variés, que nous veillerons à sélectionner via un processus de recrutement ouvert et transparent.

Application process

Envoi du CV et LM aux adresses suivantes :

carlo.sirtori@ens.fr et philippe.goldner@chimieparistech.psl.eu

Contact

carlo.sirtori@ens.fr

Other information

Poste catégorie B, technicien

1 à 2 jours de travail sur le site de Montrouge

Branche d’activité Professionnelle : BAP J
Wage : Selon grille et expérience
Type de contrat / de poste : CDD de 12 mois
Published on 03/08/2022

Université PSL (Paris Sciences & Lettres)