Office Manager - Responsable administratif et financier (F/M)
École Nationale Supérieure des Mines de Paris
Mines Paris
60 Boulevard Saint Michel
75272 PARIS
Working environment and context
Our institution is part of PSL University. Located in the heart of Paris, it brings together all areas of knowledge, innovation and creation. Ranked among the top 50 universities in the world, it trains researchers, artists, engineers, entrepreneurs and managers who are aware of their social, individual and collective responsibility in the field of research.
Hosting structure
MINES ParisTech-PSL forme, depuis sa création en 1783, des ingénieurs de très haut niveau, capables de résoudre des problèmes complexes dans des champs très variés. Première école en France par son volume de recherche contractuelle, MINES ParisTech-PSL a une importante activité de recherche orientée notamment vers l’industrie, avec le soutien d’ARMINES, structure dédiée à la recherche partenariale. Ses domaines de recherche s’étendent de l’énergétique aux matériaux, en passant par les mathématiques appliquées, les géosciences et les sciences économiques et sociales. MINES ParisTech-PSL est un établissement composant de l’Université PSL, qui rassemble 11 institutions d’enseignement supérieur et de recherche prestigieuses, situées au cœur de Paris.
IHEIE
L'Institut des Hautes Études pour l'Innovation et l'Entrepreneuriat (IHEIE) opère au sein de l’École des Mines de Paris (MINES ParisTech - PSL), l’un des établissements composants de l’Université PSL. Créé en 2016, l’IHEIE fait bénéficier les acteurs publics et privés des connaissances de pointe issues des écosystèmes d’innovation mondiaux et des laboratoires de recherche de l’Université PSL.
Missions
Main tasks
L’IHEIE poursuit sa phase de développement en montant de nouveaux projets de formation et de partenariats. Au sein de la direction de l’IHEIE, placé(e) sous l’autorité de la responsable du Développement, le/ la Office Manager travaillera en soutien des différentes activités de l’équipe : la recherche partenariale, la formation continue, les projets de recherche, la diffusion scientifique. Elle ou il participe aux différents projets de l’institut sur les questions administratives, RH et financières dans le cadre de suivi des projets. Son rôle est de faire le pont entre l’écosystème IHEIE (public et privé) et les services de MINES Paris - PSL.
Les missions principales de l’Office Manager sont les suivantes :
Réaliser des actes de gestion financière en lien avec le service financier :
- Mise en place d’outils de pilotage financier et suivi du budget général de l’institut
- Elaboration du budget avec la direction
- Soutien financier et comptabilité analytique dans le cadre de chaque projet : participe à l’élaboration des budgets pour les projets, fait le suivi des budgets, accompagne les équipes auprès de certains fournisseurs
- Engagement des dépenses
- Etablissement des bons de commande
- Suivi de l’exécution financière dans le cadre des marchés publics
- Gestion des factures et vérification en liaison avec le bon de commande
Réaliser la gestion administrative et juridique :
- Elaboration des conventions/ contrats et suivi de leur exécution
- Production et collecte de données juridiques et financières prévues dans les conventions et contrats (pièces justificatives, etc.)
- Soutien à l’élaboration des dossiers nécessitant validation des instances : réalisation des documents, suivi du processus interne de validation et de signature, reporting à la direction de l’école
- Etablissement et suivi des vacations pour les intervenants
- Etablissement des ordres de mission des agents et suivi
- Suivi des aspects RH avec la direction
Assistance dans la mise en œuvre des actions de l’Institut :
- Gérer les plannings, les inscriptions, les aspects logistiques : salles, matériels, restauration, fournitures pour les programmes.
- Organiser les réunions (salles, envoi des informations, etc.).
- Participer à la gestion des contacts de l’Institut
- Coordonner la production des rapports d’activité, de la mise à jour du site internet et des productions numériques
Rattachement hiérarchique et fonctionnel
Le/La Office Manager sera placé(e) sous l’autorité de la Responsable de Développement de l’IHEIE - Institut des Hautes Études pour l'Innovation et l'Entrepreneuriat au sein de MINES ParisTech – PSL.
Applicant profile
Knowkedge and qualifications expected
Comprendre les enjeux liés à l’enseignement supérieur et de la recherche française, et une connaissance des champs de recherche et de formation de l’Université PSL serait un plus
Operational knowledge
- Avoir un bon niveau d’orthographe et des qualités rédactionnelles
- Suivre l’évolution des règles, directives et procédures financières et/ou comptables
- Utiliser les techniques de classement et d’archivage
- Connaissance de l’environnement des marchés publics
- Avoir un bon niveau en anglais, une autre langue serait un plus.
- Faire preuve d’un esprit de synthèse
- Avoir une bonne connaissance des outils bureautiques (traitement de texte, tableur…)
Soft skills
- Avoir le sens de l’organisation et du travail en équipe
- Polyvalence et capacité d’adaptation
- Sens de la communication et du dialogue
- Disponibilité et forte implication
- Confidentialité et discrétion
Specific requirements
Néant
Non discrimination, openness and transparency
Our institution, like PSL University as a whole, is committed to supporting and promoting equality, diversity and inclusion within its communities. We encourage applications from a variety of backgrounds, which we will ensure are selected through an open and transparent recruitment process.
Application process
Le dossier de candidature devra comporter :
- une lettre de motivation
- curriculum vitae
Le poste est à pourvoir dès que possible.
Contact
Maria-Christina
SOTIROPOULOU
Responsable du Développement
maria-christina.sotiropoulou@mines-paristech.fr
Access
RER B - Arrêt Luxembourg
Other information
Office Manager - Responsable administratif et financier (F/M)
| Hiring date 01/04/2021 | Location École Nationale Supérieure des Mines de Paris Mines Paris 60 Boulevard Saint Michel 75272 PARIS |
|---|---|
| School MINES Paris - PSL |
Working environment and context
Notre établissement fait partie de l'Université PSL. Située au cœur de Paris, celle-ci fait dialoguer tous les domaines du savoir, de l'innovation et de la création. Classée parmi les 50 premières universités mondiales, elle forme au plus près de la recherche des chercheurs, artistes, ingénieurs, entrepreneurs ou dirigeants conscients de leur responsabilité sociale, individuelle et collective.
Hosting structure
MINES ParisTech-PSL forme, depuis sa création en 1783, des ingénieurs de très haut niveau, capables de résoudre des problèmes complexes dans des champs très variés. Première école en France par son volume de recherche contractuelle, MINES ParisTech-PSL a une importante activité de recherche orientée notamment vers l’industrie, avec le soutien d’ARMINES, structure dédiée à la recherche partenariale. Ses domaines de recherche s’étendent de l’énergétique aux matériaux, en passant par les mathématiques appliquées, les géosciences et les sciences économiques et sociales. MINES ParisTech-PSL est un établissement composant de l’Université PSL, qui rassemble 11 institutions d’enseignement supérieur et de recherche prestigieuses, situées au cœur de Paris.
IHEIE
L'Institut des Hautes Études pour l'Innovation et l'Entrepreneuriat (IHEIE) opère au sein de l’École des Mines de Paris (MINES ParisTech - PSL), l’un des établissements composants de l’Université PSL. Créé en 2016, l’IHEIE fait bénéficier les acteurs publics et privés des connaissances de pointe issues des écosystèmes d’innovation mondiaux et des laboratoires de recherche de l’Université PSL.
Missions
Main tasks
L’IHEIE poursuit sa phase de développement en montant de nouveaux projets de formation et de partenariats. Au sein de la direction de l’IHEIE, placé(e) sous l’autorité de la responsable du Développement, le/ la Office Manager travaillera en soutien des différentes activités de l’équipe : la recherche partenariale, la formation continue, les projets de recherche, la diffusion scientifique. Elle ou il participe aux différents projets de l’institut sur les questions administratives, RH et financières dans le cadre de suivi des projets. Son rôle est de faire le pont entre l’écosystème IHEIE (public et privé) et les services de MINES Paris - PSL.
Les missions principales de l’Office Manager sont les suivantes :
Réaliser des actes de gestion financière en lien avec le service financier :
- Mise en place d’outils de pilotage financier et suivi du budget général de l’institut
- Elaboration du budget avec la direction
- Soutien financier et comptabilité analytique dans le cadre de chaque projet : participe à l’élaboration des budgets pour les projets, fait le suivi des budgets, accompagne les équipes auprès de certains fournisseurs
- Engagement des dépenses
- Etablissement des bons de commande
- Suivi de l’exécution financière dans le cadre des marchés publics
- Gestion des factures et vérification en liaison avec le bon de commande
Réaliser la gestion administrative et juridique :
- Elaboration des conventions/ contrats et suivi de leur exécution
- Production et collecte de données juridiques et financières prévues dans les conventions et contrats (pièces justificatives, etc.)
- Soutien à l’élaboration des dossiers nécessitant validation des instances : réalisation des documents, suivi du processus interne de validation et de signature, reporting à la direction de l’école
- Etablissement et suivi des vacations pour les intervenants
- Etablissement des ordres de mission des agents et suivi
- Suivi des aspects RH avec la direction
Assistance dans la mise en œuvre des actions de l’Institut :
- Gérer les plannings, les inscriptions, les aspects logistiques : salles, matériels, restauration, fournitures pour les programmes.
- Organiser les réunions (salles, envoi des informations, etc.).
- Participer à la gestion des contacts de l’Institut
- Coordonner la production des rapports d’activité, de la mise à jour du site internet et des productions numériques
Rattachement hiérarchique et fonctionnel
Le/La Office Manager sera placé(e) sous l’autorité de la Responsable de Développement de l’IHEIE - Institut des Hautes Études pour l'Innovation et l'Entrepreneuriat au sein de MINES ParisTech – PSL.
Applicant profile
Knowkedge and qualifications expected
Comprendre les enjeux liés à l’enseignement supérieur et de la recherche française, et une connaissance des champs de recherche et de formation de l’Université PSL serait un plus
Operational knowledge
- Avoir un bon niveau d’orthographe et des qualités rédactionnelles
- Suivre l’évolution des règles, directives et procédures financières et/ou comptables
- Utiliser les techniques de classement et d’archivage
- Connaissance de l’environnement des marchés publics
- Avoir un bon niveau en anglais, une autre langue serait un plus.
- Faire preuve d’un esprit de synthèse
- Avoir une bonne connaissance des outils bureautiques (traitement de texte, tableur…)
Soft skills
- Avoir le sens de l’organisation et du travail en équipe
- Polyvalence et capacité d’adaptation
- Sens de la communication et du dialogue
- Disponibilité et forte implication
- Confidentialité et discrétion
Specific requirements
Néant
Non discrimination, ouverture et transparence
Notre établissement, comme l'ensemble de l'Université PSL, s’engage à soutenir et promouvoir l’égalité, la diversité et l’inclusion au sein de ses communautés. Nous encourageons les candidatures issues de profils variés, que nous veillerons à sélectionner via un processus de recrutement ouvert et transparent.
Application process
Le dossier de candidature devra comporter :
- une lettre de motivation
- curriculum vitae
Le poste est à pourvoir dès que possible.
Contact
Maria-Christina SOTIROPOULOUResponsable du Développement
maria-christina.sotiropoulou@mines-paristech.fr
Access
RER B - Arrêt Luxembourg
Other information
Université PSL (Paris Sciences & Lettres)
