Assistant(e) en gestion administrative et financière (F/H)

Poste à pourvoir
Dès que possible
Localisation du poste
École normale supérieure - PSL
45 rue d’Ulm 75230 Paris cedex 05
logo ens

Environnement et contexte de travail

Créée en 1794, l'École normale supérieure - PSL (ENS - PSL) est un établissement d'enseignement supérieur et de recherche dont  l'activité recouvre l'essentiel des disciplines scientifiques et littéraires. Établissement d'élite qui recrute les tout meilleurs étudiants en France et à l'étranger, via le système des concours et des classes préparatoires, mais aussi par sélection sur dossier et entretien, l'ENS - PSL  jouit d'un grand prestige international par la qualité de ses étudiants mais aussi par la réputation de ses centres de recherche, en particulier en mathématiques, physique, biologie, sciences  cognitives,  philosophie, et sciences de l'antiquité. L’École compte 37 unités mixtes de recherche.

 

Notre établissement fait partie de l'Université PSL. Située au cœur de Paris, celle-ci fait dialoguer tous les domaines du savoir, de l'innovation et de la création. Classée parmi les 50 premières universités mondiales, elle forme au plus près de la recherche des chercheurs, artistes, ingénieurs, entrepreneurs ou dirigeants conscients de leur responsabilité sociale, individuelle et collective.

Structure d'accueil

ENVIRONNEMENT ET CONTEXTE DE TRAVAIL

Le département de chimie de l’École Normale Supérieure est une structure d’enseignement et de recherche implantée sur 5000 m2, comptant environ 180 agents de statuts différents (enseignants- chercheurs, chercheurs, BIATSS ou ITA, doctorants, post-doctorants, stagiaires...) relevant de l’une des tutelles suivantes : ENS, CNRS, SU, ESPCI.

La structure de recherche est organisée au sein de trois UMR (8640 PASTEUR, 7203 LBM et 8004 IMAP). L’ENS héberge par ailleurs la gestion d’un domaine d’intérêt majeur (DIM), le Réseau d’Excellence en sciences des Solides Poreux (Respore).

 

PLACE DU POSTE AU SEIN DE L’ORGANISATION

Pour les activités de l’UMR 8004 IMAP le poste est placé sous l’autorité́ hiérarchique de la direction de l’unité́ de recherche, avec un rattachement fonctionnel à la direction du département de chimie via son responsable administratif et financier. Pour les activités du DIM Respore, le poste est placé sous l’autorité́ hiérarchique de la direction du réseau.

Missions

Activités principales

ACTIVITÉS

Volet Administratif :

-  Assurer la réalisation et la coordination des activités administratives, financières, et de gestion du personnel.

- Apporter une expertise dans les domaines de gestion administrative

 

 

- Participer et/ou assurer l’instruction de dossiers complexes en vérifiant la conformité réglementaire

- Coordonner les aspects logistiques de la structure

- Informer et accompagner dans leurs démarches les interlocuteurs de la structure

- Assurer la circulation de l’information, communiquer avec les services de la structure et les partenaires extérieurs

-  Réaliser et alimenter des tableaux de bord, identifier des indicateurs et en assurer le suivi, produire des bilans et des statistiques

- Classer et archiver les différents documents administratifs dans les espaces numériques dédiés

 

Volet Financier :

- Suivre les conventions de reversement, élaborer et suivre les appels de fonds du DIM Respore en lien avec le service des partenariats de la recherche

- Participer à l’élaboration des budgets et des budgets rectificatifs

- Suivre l’exécution des différents budgets et contribuer à la planification des budgets

- Établir des situations périodiques (budgets récurrents, bilans de projets européens…)

- Initier les commandes d’achat sur les applications de gestion dédiées (engagements juridiques, constatation de service fait, certification de factures)

- Gérer les missions en métropole et à l’étranger

 

Volet Ressources humaines :

- Initier les recrutements selon les besoins des structures

- Assurer le suivi RH avec les services centraux des tutelles concernées

- Suivre les conventions de stage et initier les demandes de gratification

- Initier les demandes de compléments de bourse doctorale

Profil du candidat

Savoirs et compétences attendus

  • Modes de fonctionnement des administrations publiques
  • Techniques de communication
  • Techniques d’élaboration de documents
  • Connaissances budgétaires générales et finances publiques
  • Connaissances générales des ressources humaines

Savoir-faire opérationnel

  • Savoir inscrire son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
  • Savoir recueillir, traiter et transmettre les informations
  • Savoir rendre compte
  • Communiquer et faire preuve de pédagogie
  • Mettre en œuvre des procédures et des règles
  • Travailler en équipe
  • Maîtriser les outils de bureautique, les outils de communication (Internet, messagerie électronique)
  • Utiliser les logiciels spécifiques de l’activité.

Compétences numériques

  • Maîtriser les outils de bureautique, les outils de communication (Internet, messagerie électronique)
  • Utiliser les logiciels spécifiques de l’activité.

Compétences linguistiques

Anglais niveau B1 (oral et écrit)

Savoir-être

  • Rigueur
  • Dynamisme
  • Réactivité
  • Sens relationnel
  • Sens de l’organisation
  • Autonomie
  • Curiosité pour la science

Diplôme et expérience professionnelle

Diplôme règlementaire exigé : DUT-BTS (Niveau Bac+2)

Non discrimination, ouverture et transparence

Notre établissement, comme l'ensemble de l'Université PSL, s’engage à soutenir et promouvoir l’égalité, la diversité et l’inclusion au sein de ses communautés. Nous encourageons les candidatures issues de profils variés, que nous veillerons à sélectionner via un processus de recrutement ouvert et transparent.

Modalités de recrutement

Poste ouvert aux titulaires par la mobilité (rémunération suivant situation individuelle) et aux contractuels (rémunération brute comprise entre 1882€ à 2350€ en fonction de l’expérience).

Tous les postes proposés par l’ENS sont ouverts aux personnes en situation de handicap.

 

Modalités de candidature

Merci d’adresser votre dossier de candidature (CV, lettre de motivation et bulletin de salaire pour les titulaires) à : rh.chimie@ens.fr copie recrutement-srh@ens.psl.eu

Contact

Nathalie

ETIENNE

rh.chimie@ens.fr

Autres informations

Branche d’activité ProfessionnelleBAP J
RémunérationPoste ouvert aux titulaires par la mobilité (rémunération suivant situation individuelle) et aux contractuels (rémunération brute comprise entre 1882€ à 2350€ en fonction de l’expérience).
Type de contrat / de posteCDD
Durée du contrat12
Publié le 10/06/2021
logo ens

Assistant(e) en gestion administrative et financière (F/H)

Poste à pourvoir Dès que possible Localisation du poste 45 rue d’Ulm 75230 Paris cedex 05
Établissement École normale supérieure - PSL

Environnement et contexte de travail

Créée en 1794, l'École normale supérieure - PSL (ENS - PSL) est un établissement d'enseignement supérieur et de recherche dont  l'activité recouvre l'essentiel des disciplines scientifiques et littéraires. Établissement d'élite qui recrute les tout meilleurs étudiants en France et à l'étranger, via le système des concours et des classes préparatoires, mais aussi par sélection sur dossier et entretien, l'ENS - PSL  jouit d'un grand prestige international par la qualité de ses étudiants mais aussi par la réputation de ses centres de recherche, en particulier en mathématiques, physique, biologie, sciences  cognitives,  philosophie, et sciences de l'antiquité. L’École compte 37 unités mixtes de recherche.

 

Notre établissement fait partie de l'Université PSL. Située au cœur de Paris, celle-ci fait dialoguer tous les domaines du savoir, de l'innovation et de la création. Classée parmi les 50 premières universités mondiales, elle forme au plus près de la recherche des chercheurs, artistes, ingénieurs, entrepreneurs ou dirigeants conscients de leur responsabilité sociale, individuelle et collective.

Structure d'accueil

ENVIRONNEMENT ET CONTEXTE DE TRAVAIL

Le département de chimie de l’École Normale Supérieure est une structure d’enseignement et de recherche implantée sur 5000 m2, comptant environ 180 agents de statuts différents (enseignants- chercheurs, chercheurs, BIATSS ou ITA, doctorants, post-doctorants, stagiaires...) relevant de l’une des tutelles suivantes : ENS, CNRS, SU, ESPCI.

La structure de recherche est organisée au sein de trois UMR (8640 PASTEUR, 7203 LBM et 8004 IMAP). L’ENS héberge par ailleurs la gestion d’un domaine d’intérêt majeur (DIM), le Réseau d’Excellence en sciences des Solides Poreux (Respore).

 

PLACE DU POSTE AU SEIN DE L’ORGANISATION

Pour les activités de l’UMR 8004 IMAP le poste est placé sous l’autorité́ hiérarchique de la direction de l’unité́ de recherche, avec un rattachement fonctionnel à la direction du département de chimie via son responsable administratif et financier. Pour les activités du DIM Respore, le poste est placé sous l’autorité́ hiérarchique de la direction du réseau.

Missions

Activités principales

ACTIVITÉS

Volet Administratif :

-  Assurer la réalisation et la coordination des activités administratives, financières, et de gestion du personnel.

- Apporter une expertise dans les domaines de gestion administrative

 

 

- Participer et/ou assurer l’instruction de dossiers complexes en vérifiant la conformité réglementaire

- Coordonner les aspects logistiques de la structure

- Informer et accompagner dans leurs démarches les interlocuteurs de la structure

- Assurer la circulation de l’information, communiquer avec les services de la structure et les partenaires extérieurs

-  Réaliser et alimenter des tableaux de bord, identifier des indicateurs et en assurer le suivi, produire des bilans et des statistiques

- Classer et archiver les différents documents administratifs dans les espaces numériques dédiés

 

Volet Financier :

- Suivre les conventions de reversement, élaborer et suivre les appels de fonds du DIM Respore en lien avec le service des partenariats de la recherche

- Participer à l’élaboration des budgets et des budgets rectificatifs

- Suivre l’exécution des différents budgets et contribuer à la planification des budgets

- Établir des situations périodiques (budgets récurrents, bilans de projets européens…)

- Initier les commandes d’achat sur les applications de gestion dédiées (engagements juridiques, constatation de service fait, certification de factures)

- Gérer les missions en métropole et à l’étranger

 

Volet Ressources humaines :

- Initier les recrutements selon les besoins des structures

- Assurer le suivi RH avec les services centraux des tutelles concernées

- Suivre les conventions de stage et initier les demandes de gratification

- Initier les demandes de compléments de bourse doctorale

Profil du candidat

Savoirs et compétences attendus

  • Modes de fonctionnement des administrations publiques
  • Techniques de communication
  • Techniques d’élaboration de documents
  • Connaissances budgétaires générales et finances publiques
  • Connaissances générales des ressources humaines

Savoir-faire opérationnel

  • Savoir inscrire son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
  • Savoir recueillir, traiter et transmettre les informations
  • Savoir rendre compte
  • Communiquer et faire preuve de pédagogie
  • Mettre en œuvre des procédures et des règles
  • Travailler en équipe
  • Maîtriser les outils de bureautique, les outils de communication (Internet, messagerie électronique)
  • Utiliser les logiciels spécifiques de l’activité.

Compétences numériques

  • Maîtriser les outils de bureautique, les outils de communication (Internet, messagerie électronique)
  • Utiliser les logiciels spécifiques de l’activité.

Compétences linguistiques

Anglais niveau B1 (oral et écrit)

Savoir-être

  • Rigueur
  • Dynamisme
  • Réactivité
  • Sens relationnel
  • Sens de l’organisation
  • Autonomie
  • Curiosité pour la science

Diplôme et expérience professionnelle

Diplôme règlementaire exigé : DUT-BTS (Niveau Bac+2)

Non discrimination, ouverture et transparence

Notre établissement, comme l'ensemble de l'Université PSL, s’engage à soutenir et promouvoir l’égalité, la diversité et l’inclusion au sein de ses communautés. Nous encourageons les candidatures issues de profils variés, que nous veillerons à sélectionner via un processus de recrutement ouvert et transparent.

Modalités de recrutement

Poste ouvert aux titulaires par la mobilité (rémunération suivant situation individuelle) et aux contractuels (rémunération brute comprise entre 1882€ à 2350€ en fonction de l’expérience).

Tous les postes proposés par l’ENS sont ouverts aux personnes en situation de handicap.

 

Modalités de candidature

Merci d’adresser votre dossier de candidature (CV, lettre de motivation et bulletin de salaire pour les titulaires) à : rh.chimie@ens.fr copie recrutement-srh@ens.psl.eu

Contact

Nathalie ETIENNE

rh.chimie@ens.fr

Autres informations

Branche d’activité Professionnelle : BAP J
Rémunération : Poste ouvert aux titulaires par la mobilité (rémunération suivant situation individuelle) et aux contractuels (rémunération brute comprise entre 1882€ à 2350€ en fonction de l’expérience).
Type de contrat / de poste : CDD
Durée du contrat : 12
Publié le 10/06/2021

L'Université PSL (Paris Sciences & Lettres)