Agent d'accueil reprographie et gestion administrative (F/H)
Délégation de Sophia - 1, rue Claude Daunesse - 06560 SOPHIA ANTIPOLIS
Environnement et contexte de travail
MINES Paris - PSL forme depuis sa création en 1783 des ingénieurs de très haut niveau capables de résoudre des problèmes complexes dans des champs très variés.
Première école d'ingénieurs en France par son volume de recherche contractuelle, MINES Paris - PSL dispense une importante activité de recherche orientée vers l’industrie. Ses domaines de recherche s’étendent de l'énergétique aux matériaux, en passant par les mathématiques appliquées, les géosciences et les sciences économiques et sociales. L’école d'ingénieurs développe également la création de chaires d’enseignement et de recherche sur des thèmes émergents.
Notre établissement fait partie de l'Université PSL. Située au cœur de Paris, celle-ci fait dialoguer tous les domaines du savoir, de l'innovation et de la création. Classée parmi les 50 premières universités mondiales, elle forme au plus près de la recherche des chercheurs, artistes, ingénieurs, entrepreneurs ou dirigeants conscients de leur responsabilité sociale, individuelle et collective.
Structure d'accueil
L’École nationale supérieure des mines de Paris (Mines Paris) est un établissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel (EPSCP), placé sous la tutelle du ministère de l’Économie, des Finances et de la Souveraineté industrielle et numérique. Elle est composante de l’Université PSL (Paris Sciences & Lettres).
C’est une école d’ingénieurs aux activités d’enseignement (ingénieurs, mastères spécialisés, doctorats) et de recherche (18 centres de recherche aux thématiques sciences de la terre et de l’environnement, matériaux, énergétique et procédés, mathématiques appliquées, sciences économiques et sociales).
Première école d'ingénieurs en France par son volume de recherche contractuelle, Mines Paris dispense une importante activité de recherche orientée vers l’industrie. Ses domaines de recherche s’étendent de l'énergétique aux matériaux, en passant par les mathématiques appliquées, les géosciences et les sciences économiques et sociales.
Sur le site de Sophia Antipolis, l'École compte près de 450 personnes sur 10.000 m2 de locaux 5 centres de recherche avec une large autonomie de fonctionnement pour la formation, la recherche et les collaborations avec l'industrie et le service de la Délégation qui représente la direction et assure le fonctionnement quotidien du site. La Délégation assure la représentation de l'École auprès des institutionnels. Elle gère les services communs : Accueil et courrier, accès aux locaux, véhicules administratifs, salles de réunion et amphithéâtres, reprographie, visioconférence, sécurité, maintenance, logistique et entretien des bâtiments.
Au sein de la délégation de Mines Paris de Sophia Antipolis, établissement recevant du public (ERP) de 3ème et 5ème catégorie, l'agent aura pour missions l’accueil des visiteurs et des fonctions polyvalentes d’assistance administrative au service technique et logistique sous l'autorité de la responsable des Services Généraux.
Ce poste requiert notamment un attrait pour la polyvalence, le relationnel, un sens de la logistique, de l’organisation et du travail en équipe (binôme pour la permanence durant les congés). En contact avec l’ensemble de l’équipe de la délégation (11 personnels) et des personnels du site (permanents, étudiants, environ 450 personnels).
Missions
Activités principales
Au sein de la Délégation de Sophia Antipolis, l'agent sera en charge de différentes activités :
Activités liées à l’accueil :
- Appliquer les procédures et la réglementation concernant les ERP, plan Vigipirate sécurité renforcée-alerte attentat,
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes (personnels) et externes (usagers), renseigner, orienter les visiteurs, réserver des taxis.
- Réceptionner, trier, diffuser et assurer la traçabilité du courrier et des colis
- Courrier départ : affranchissement,
- Prévenir les personnels des livraisons dès réception (5 centres de recherche sur le site)
- Gérer des alarmes de sécurité en lien avec le service technique
- Portes de l'accueil, centrale incendie (participation à l'évacuation : présence en un point de rassemblement et canalisation des personnes), alarme ascenseur
- Urgences : appel des secouristes sur sites ou des pompiers
- Mettre en œuvre l'affichage et le désaffichage des événements
- Assurer la circulation de l’information, communiquer avec les services de la Délégation, les centres, les partenaires extérieurs et les prestataires,
- Participer aux opérations de logistique du service, assister les personnels et les équipes (opérations ponctuelles aux événements, aux réunions)
Activités liées à la reprographie :
- Photocopier et imprimer des livrets, cours, thèses, rapport de stage, lettres d'information, affiches, signalisation... en petits et gros tirages, en relation avec l'ensemble du personnel de l'école ainsi que les élèves.
- Façonner : utilisation de massicot, colleuse, plieuse et plastifieuse
- Gérer les stocks de papier
- Assurer la relation avec les services après-vente et techniques du titulaire du marché photocopies (5 photocopieurs répartis sur 5 bâtiments)
- Dépannages
- Suivi des commandes de toners
- Remplacement des cartouches
Activités liées à la gestion administrative :
- Gérer la réservation des salles (amphi, salles de cours)
- Gérer la réservation et les prêts des véhicules de service en lien avec le service technique, vérification des ordres de missions et autorisation de véhicules
- Organiser et alimenter les bases de données, (consommation de fluides, enquêtes nationales, etc.)
- Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, certificats administratifs…), les reproduire et les diffuser
- Archiver, organiser et classer les documents,
Profil du candidat
Savoirs et compétences attendus
Poste ouvert à un agent de catégorie B.
L'agent devra être titulaire d’un Baccalauréat. Le poste à temps plein.
Compte tenu des contraintes de fonctionnement du service, les horaires sont 8H30/12H- 13H30/17H. Le poste n’est pas Télétravaillable.
Savoirs généraux et théoriques :
- Connaissance générale de l’organisation et du fonctionnement d’un établissement public (2 bâtiments classés ERP catégorie 3 et 3 bâtiments ERP catégorie 5)
- Bon sens relationnel pour accueillir une personne, un groupe, du public
- Respect de la confidentialité des informations,
- Maitriser les outils de gestion et de communication informatique (Word, Excel, messagerie, internet)
- Connaissance et utilisation des techniques de classement et d’archivage,
- Connaissances de base en anglais.
Savoir-faire opérationnel
- Informer et rendre compte,
- Structurer et rédiger des documents d’information, (orthographe)
- Rechercher l’information, la vérifier et la classer,
- Maîtriser les logiciels de bureautique,
- Planifier son activité,
- Gérer les priorités et les urgences,
- Travailler en équipe,
- Proposer des améliorations pour faciliter le fonctionnement du service,
- Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée,
- Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes.
Compétences linguistiques
Connaissances de base en anglais
Savoir-être
- Sens des responsabilités et de l’organisation,
- Capacité d’adaptation et d’analyse,
- Sens du dialogue avec des interlocuteurs internes et externes et bonne capacité d’écoute,
- Goût du travail en équipe,
- Rigueur et précision,
- Autonomie.
Diplôme et expérience professionnelle
L'agent devra être titulaire d'un baccalauréat.
Conditions d'activité particulières
Néant
Non discrimination, ouverture et transparence
Notre établissement, comme l'ensemble de l'Université PSL, s’engage à soutenir et promouvoir l’égalité, la diversité et l’inclusion au sein de ses communautés. Nous encourageons les candidatures issues de profils variés, que nous veillerons à sélectionner via un processus de recrutement ouvert et transparent.
Modalités de recrutement
Poste ouvert en CDI fonctionnaire ou contractuel
Modalités de candidature
Le dossier de candidature devra comporter :
- 1lettre de motivation
-1 curriculum vitae
- et éventuellement les trois derniers entretiens d’évaluation.
Le dossier sera adressé à : recrutement@mines-paristech.fr
Mme Isabelle LAROCHETTE –
Contact
Isabelle
LAROCHETTE
Responsable des services généraux de la Délégation de Sophia Antipolis
isabelle.larochette@minesparis.psl.eu
Autres informations
Agent d'accueil reprographie et gestion administrative (F/H)
| Poste à pourvoirle 01/04/2023 | Localisation du poste Délégation de Sophia - 1, rue Claude Daunesse - 06560 SOPHIA ANTIPOLIS |
|---|---|
| Établissement MINES Paris - PSL |
Environnement et contexte de travail
MINES Paris - PSL forme depuis sa création en 1783 des ingénieurs de très haut niveau capables de résoudre des problèmes complexes dans des champs très variés.
Première école d'ingénieurs en France par son volume de recherche contractuelle, MINES Paris - PSL dispense une importante activité de recherche orientée vers l’industrie. Ses domaines de recherche s’étendent de l'énergétique aux matériaux, en passant par les mathématiques appliquées, les géosciences et les sciences économiques et sociales. L’école d'ingénieurs développe également la création de chaires d’enseignement et de recherche sur des thèmes émergents.
Notre établissement fait partie de l'Université PSL. Située au cœur de Paris, celle-ci fait dialoguer tous les domaines du savoir, de l'innovation et de la création. Classée parmi les 50 premières universités mondiales, elle forme au plus près de la recherche des chercheurs, artistes, ingénieurs, entrepreneurs ou dirigeants conscients de leur responsabilité sociale, individuelle et collective.
Structure d'accueil
L’École nationale supérieure des mines de Paris (Mines Paris) est un établissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel (EPSCP), placé sous la tutelle du ministère de l’Économie, des Finances et de la Souveraineté industrielle et numérique. Elle est composante de l’Université PSL (Paris Sciences & Lettres).
C’est une école d’ingénieurs aux activités d’enseignement (ingénieurs, mastères spécialisés, doctorats) et de recherche (18 centres de recherche aux thématiques sciences de la terre et de l’environnement, matériaux, énergétique et procédés, mathématiques appliquées, sciences économiques et sociales).
Première école d'ingénieurs en France par son volume de recherche contractuelle, Mines Paris dispense une importante activité de recherche orientée vers l’industrie. Ses domaines de recherche s’étendent de l'énergétique aux matériaux, en passant par les mathématiques appliquées, les géosciences et les sciences économiques et sociales.
Sur le site de Sophia Antipolis, l'École compte près de 450 personnes sur 10.000 m2 de locaux 5 centres de recherche avec une large autonomie de fonctionnement pour la formation, la recherche et les collaborations avec l'industrie et le service de la Délégation qui représente la direction et assure le fonctionnement quotidien du site. La Délégation assure la représentation de l'École auprès des institutionnels. Elle gère les services communs : Accueil et courrier, accès aux locaux, véhicules administratifs, salles de réunion et amphithéâtres, reprographie, visioconférence, sécurité, maintenance, logistique et entretien des bâtiments.
Au sein de la délégation de Mines Paris de Sophia Antipolis, établissement recevant du public (ERP) de 3ème et 5ème catégorie, l'agent aura pour missions l’accueil des visiteurs et des fonctions polyvalentes d’assistance administrative au service technique et logistique sous l'autorité de la responsable des Services Généraux.
Ce poste requiert notamment un attrait pour la polyvalence, le relationnel, un sens de la logistique, de l’organisation et du travail en équipe (binôme pour la permanence durant les congés). En contact avec l’ensemble de l’équipe de la délégation (11 personnels) et des personnels du site (permanents, étudiants, environ 450 personnels).
Missions
Activités principales
Au sein de la Délégation de Sophia Antipolis, l'agent sera en charge de différentes activités :
Activités liées à l’accueil :
- Appliquer les procédures et la réglementation concernant les ERP, plan Vigipirate sécurité renforcée-alerte attentat,
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes (personnels) et externes (usagers), renseigner, orienter les visiteurs, réserver des taxis.
- Réceptionner, trier, diffuser et assurer la traçabilité du courrier et des colis
- Courrier départ : affranchissement,
- Prévenir les personnels des livraisons dès réception (5 centres de recherche sur le site)
- Gérer des alarmes de sécurité en lien avec le service technique
- Portes de l'accueil, centrale incendie (participation à l'évacuation : présence en un point de rassemblement et canalisation des personnes), alarme ascenseur
- Urgences : appel des secouristes sur sites ou des pompiers
- Mettre en œuvre l'affichage et le désaffichage des événements
- Assurer la circulation de l’information, communiquer avec les services de la Délégation, les centres, les partenaires extérieurs et les prestataires,
- Participer aux opérations de logistique du service, assister les personnels et les équipes (opérations ponctuelles aux événements, aux réunions)
Activités liées à la reprographie :
- Photocopier et imprimer des livrets, cours, thèses, rapport de stage, lettres d'information, affiches, signalisation... en petits et gros tirages, en relation avec l'ensemble du personnel de l'école ainsi que les élèves.
- Façonner : utilisation de massicot, colleuse, plieuse et plastifieuse
- Gérer les stocks de papier
- Assurer la relation avec les services après-vente et techniques du titulaire du marché photocopies (5 photocopieurs répartis sur 5 bâtiments)
- Dépannages
- Suivi des commandes de toners
- Remplacement des cartouches
Activités liées à la gestion administrative :
- Gérer la réservation des salles (amphi, salles de cours)
- Gérer la réservation et les prêts des véhicules de service en lien avec le service technique, vérification des ordres de missions et autorisation de véhicules
- Organiser et alimenter les bases de données, (consommation de fluides, enquêtes nationales, etc.)
- Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, certificats administratifs…), les reproduire et les diffuser
- Archiver, organiser et classer les documents,
Profil du candidat
Savoirs et compétences attendus
Poste ouvert à un agent de catégorie B.
L'agent devra être titulaire d’un Baccalauréat. Le poste à temps plein.
Compte tenu des contraintes de fonctionnement du service, les horaires sont 8H30/12H- 13H30/17H. Le poste n’est pas Télétravaillable.
Savoirs généraux et théoriques :
- Connaissance générale de l’organisation et du fonctionnement d’un établissement public (2 bâtiments classés ERP catégorie 3 et 3 bâtiments ERP catégorie 5)
- Bon sens relationnel pour accueillir une personne, un groupe, du public
- Respect de la confidentialité des informations,
- Maitriser les outils de gestion et de communication informatique (Word, Excel, messagerie, internet)
- Connaissance et utilisation des techniques de classement et d’archivage,
- Connaissances de base en anglais.
Savoir-faire opérationnel
- Informer et rendre compte,
- Structurer et rédiger des documents d’information, (orthographe)
- Rechercher l’information, la vérifier et la classer,
- Maîtriser les logiciels de bureautique,
- Planifier son activité,
- Gérer les priorités et les urgences,
- Travailler en équipe,
- Proposer des améliorations pour faciliter le fonctionnement du service,
- Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée,
- Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes.
Compétences linguistiques
Connaissances de base en anglais
Savoir-être
- Sens des responsabilités et de l’organisation,
- Capacité d’adaptation et d’analyse,
- Sens du dialogue avec des interlocuteurs internes et externes et bonne capacité d’écoute,
- Goût du travail en équipe,
- Rigueur et précision,
- Autonomie.
Diplôme et expérience professionnelle
L'agent devra être titulaire d'un baccalauréat.
Conditions d'activité particulières
Néant
Non discrimination, ouverture et transparence
Notre établissement, comme l'ensemble de l'Université PSL, s’engage à soutenir et promouvoir l’égalité, la diversité et l’inclusion au sein de ses communautés. Nous encourageons les candidatures issues de profils variés, que nous veillerons à sélectionner via un processus de recrutement ouvert et transparent.
Modalités de recrutement
Poste ouvert en CDI fonctionnaire ou contractuel
Modalités de candidature
Le dossier de candidature devra comporter :
- 1lettre de motivation
-1 curriculum vitae
- et éventuellement les trois derniers entretiens d’évaluation.
Le dossier sera adressé à : recrutement@mines-paristech.fr
Mme Isabelle LAROCHETTE –
Contact
Isabelle LAROCHETTEResponsable des services généraux de la Délégation de Sophia Antipolis
isabelle.larochette@minesparis.psl.eu
Autres informations
| Référence Néant |
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L'Université PSL (Paris Sciences & Lettres)
